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Trois approches de la collaboration à distance pour les travailleurs à domicile

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Les entreprises ont accepté que le milieu de travail ne sera plus jamais le même. En novembre 2020, McKinsey a évalué l’état du travail à distance et a signalé que les modèles hybrides de travail à distance sont susceptibles de persister à la suite de la pandémie, surtout pour une minorité très instruite et bien rémunérée de la main-d’œuvre.

Selon les auteurs de l’article de McKinsey, plus de 20 % de la main-d’œuvre pouvait travailler à distance trois à cinq jours par semaine aussi efficacement qu’ils le pouvaient s’ils travaillaient à partir d’un bureau. Et le Royaume-Uni semble être en tête. McKinsey a indiqué qu’au Royaume-Uni, entre 33 % et 46 % du temps de travail pouvait être consacré au travail à distance.

Le défi que les dirigeants de l’industrie voient est le suivante : comment les employés peuvent-ils collaborer efficacement et s’engager avec leur employeur s’ils ne passent qu’une partie de leur temps dans l’environnement de bureau? Lorsqu’ils sont à la maison, comment collaborent-ils avec les gens du bureau ou le personnel de première ligne?

Bien que la vidéoconférence ait pris son envol depuis le début de la pandémie, les gens à qui Computer Weekly a parlé ont estimé que la vidéoconférence en direct devenait également fastidieuse. Il existe également des preuves solides que les gens ne sont pas entièrement concentrés sur la discussion lorsqu’ils participent à des conférences téléphoniques.

1. Capturer le moment du watercooler

Il existe un certain nombre de plates-formes logicielles qui offrent aux employés un moyen de collaborer et de partager leurs connaissances. L’un d’eux est Workplace from Facebook.

Discutant de ce qu’il a vu au cours des 10 derniers mois pendant la pandémie covid-19, Ujjwal Singh, chef du produit au lieu de travail de Facebook, dit: « Nous avons constamment entendu dire qu’au lieu de lieu de travail étant un endroit où vous parlez de travail, c’est un endroit où vous obtenez du travail fait, en particulier quand vous avez à collaborer avec quelqu’un d’autre.

« Nous avons constamment entendu dire qu’au lieu que workplace soit un endroit où vous parlez de travail, c’est un endroit où vous travaillez, surtout lorsque vous devez collaborer avec quelqu’un d’autre »

Ujjwal Singh, Lieu de travail de Facebook

L’une des principales caractéristiques d’un vrai bureau que Workplace from Facebook tente d’imiter est le moment dit du watercooler – les échanges informels de connaissances et de savoir-faire qui se produisent dans des espaces tels que les cuisines communes, les machines à café et les moulins à eau.

« Il ne s’agit pas seulement des employés de bureau et de ceux qui ont des courriels », dit Singh. « Il s’agit aussi de travailleurs de première ligne qui ne sont peut-être que sur un téléphone mobile. »

Par exemple, Singh dit que la plate-forme facilite l’échange de leurs quarts de travail par les travailleurs par quarts. L’un des clients de Workplace from Facebook, Honest Burgers, a construit des chatbots pour soutenir son personnel à fourrure et a fourni des informations via la plate-forme pour les aider à se requalification.

Parlant de ses propres expériences de travail à distance, Singh admet que la vidéoconférence fait des ravages sur la concentration. « J’ai eu une journée avec 18 réunions, toutes en vidéo. Je ne me souviens pas des réunions », dit-il.

L’un des domaines que Le lieu de travail de Facebook cherche à aborder est de savoir comment réduire la fatigue vidéo et permettre la présence et la connexion sans faire sentir aux gens qu’il s’agit d’un drain. « Nous explorons comment équilibrer les communications asynchrones et synchrones et tirer parti des modalités autres que la webcam, afin d’éviter que les gens se sentent constamment présents », explique M. Singh.

2. Réalité augmentée pour la ligne de front

Zaid Laftah est vice-président de l’ingénierie des risques chez Marsh & McLennan, basé au centre d’ingénierie de l’entreprise à Dubaï. En collaboration avec des compagnies pétrolières et gazières, il affirme que le rôle des ingénieurs en gestion des risques est de procéder à une évaluation des risques sur place sur un site comme une raffinerie de pétrole, afin de produire un rapport sur le profil de risque.

« Un ingénieur des risques visite un site et y passe une semaine pour donner un aperçu du matériel, des systèmes de gestion et de l’intervention d’urgence », dit-il. « Nous fournissons ensuite un rapport à l’industrie de l’assurance. »

Avec l’équipe de Marsh & McLennan, les assureurs ont leur propre équipe d’ingénieurs pour l’évaluation des risques. Une grande installation sera souvent assurée par plusieurs entreprises, mais habituellement, seulement l’équipe de l’assureur principal et l’ingénieur des risques de Marsh & McLennan auraient accès au site.

Le hub de Dubaï emploie 20 ingénieurs à risque pour couvrir 200 sites par an. En raison des restrictions de voyage de Covid-19 en mars 2020, Marsh & McLennan devait réévaluer la façon dont elle a effectué des visites sur place. « Nous avons commencé à utiliser Zoom, [Microsoft] Équipes [Cisco] Webex et conçu des enquêtes virtuelles utilisant la vidéoconférence et le partage de documents », explique Laftah. « À ce jour, nous avons effectué 450 sondages virtuels. »

L’enquête virtuelle comprend également une série de discussions avec les employés du site couvrant diverses équipes sur place. « Auparavant, il s’agissait ded dans une salle de réunion sur place, mais nous avons également visité l’installation », ajoute Laftah.

La pièce manquante de l’enquête virtuelle est que l’ingénieur des risques n’est pas physiquement sur place. « Vous utilisez cinq sens lorsque vous faites une enquête, mais pour réduire le risque d’infection, les sites n’ont pas ouvert leurs portes aux visiteurs, sauf si elle est essentielle, dit Laftah.

L’approche adoptée par Marsh & McLellan pour offrir de véritables visites sur place consiste à utiliser un casque de réalité augmentée (AR) pour diffuser en direct la vidéo et l’audio d’un ingénieur sur place. L’ingénieur est expédié le casque et reçoit une formation sur la façon de l’utiliser, puis on lui demande de se promener dans l’installation pour permettre à l’équipe d’ingénierie des risques à distance de Marsh & McLellan, ainsi qu’aux ingénieurs en évaluation des risques des compagnies d’assurance, de regarder un flux vidéo en direct, en voyant ce que l’ingénieur sur place voit.

Il ya un certain nombre de casques sur le marché, mais Marsh & McLennan besoin d’un qui était intrinsèquement sûr afin qu’il puisse être déployé dans des endroits tels que les raffineries de pétrole.

Expliquant le choix du casque par l’entreprise, M. Laftah explique : « Du point de vue de la santé et de la sécurité, nous avons reconnu que le casque AR dont nous avions besoin devait être mains libres et répondre aux exigences de sécurité de l’industrie. Après avoir examiné un certain nombre d’appareils, nous avons décidé du casque RealWear HMT-1Z1 à commande vocale.

Cet appareil nécessite une connexion réseau, de sorte que l’Ecom Smart-Ex 02 DV1 intrinsèquement sûr smartphone robuste est utilisé pour fournir un accès Internet.

Du point de vue logiciel, Laftah décrit le casque comme étant un peu comme une tablette Android, en ce qu’il offre zoom, Microsoft Teams et Cisco Webex support vidéoconférence. Le casque dispose de trois microphones et l’annulation du bruit pour filtrer le bruit de fond.

Pour répondre à l’exigence intrinsèquement sûre, la batterie du HMT-1Z1 ne peut pas être échangée. Laftah dit qu’il fournit assez d’énergie pendant quatre heures.

Lorsqu’on lui demande si le casque continuera d’être utilisé après la pandémie, il a déclaré : « Je ne me précipite pas pour passer 200 jours sur la route. »

Lorsqu’il est exécuté virtuellement, un sondage sur le site n’est plus limité aux ingénieurs des risques sur place. Il existe également des possibilités d’améliorer les enquêtes virtuelles avec le casque AR dans les régions du monde où il existe des restrictions de voyage, comme le Yémen, certaines parties du Pakistan et l’Iran.

3. Utiliser la réalité virtuelle pour améliorer la participation

Oliver Lingwood-Craddock, PDG du Supper Club, a récemment organisé le premier événement de l’organisation basé sur l’utilisation de casques de réalité virtuelle (VR).

« VR n’est pas un gadget. J’ai été époustouflé par son incroyable efficacité pour la collaboration »

Oliver Lingwood-Craddock, The Supper Club

L’événement, organisé sur la plate-forme Gemba VR par Nathan Robinson, PDG de la société d’apprentissage VR The Leadership Network, a été utilisé pour montrer comment les environnements du monde virtuel peuvent être utilisés pour communiquer et collaborer dans le monde post-Covid, post-Brexit.

Discutant de son expérience de l’utilisation du casque de réalité virtuelle Oculus, Lingwood-Craddock dit: « VR n’est pas un gadget. J’ai été époustouflé par son incroyable efficacité pour la collaboration.

Dans le monde virtuel, les gens sont représentés comme des avatars. « Ce sont des pixels, mais ils sont humanisés », ajoute-t-il. « Il est surprenant de voir comment vous vous engagez avec eux. »

La plate-forme virtuelle Gemba accueille un auditorium. Il dispose de salles d’évasion et de tableaux blancs, qui permettent aux gens de travailler en trois dimensions et un espace social. Lingwood-Craddock croit que ces mondes virtuels ont le potentiel de permettre une véritable collaboration, où les gens sont 100% engagés dans la discussion.

Travail à distance à long terme

Il ya beaucoup de gens qui croient Covid-19 a changé le monde pour toujours. La pandémie a forcé de nombreuses entreprises à rendre leur main-d’œuvre instantanément distante, explique Alan Warr, président du groupe de consultants spécialisés au BCS, le Chartered Institute for IT. « Les organisations mondiales ne s’attendent pas à revenir à la normale maintenant que le génie du travail à distance a été sorti de la bouteille », dit-il.

Au cours des dernières années, il y a eu des pressions sous-jacentes pour permettre au personnel de travailler à distance peut-être un jour par semaine. « Mais il était inconcevable que nous aurions pu atteindre ce niveau de transformation », dit Carr.

« Les organisations mondiales ne s’attendent pas à revenir à la normale maintenant que le génie du travail à distance a été laissé sortir de la bouteille »

Alan Warr, BCS, The Chartered Institute for IT

L’un des résultats inattendus du coronavirus est qu’il a entraîné un changement radical dans les attentes. À quoi ressembleront les modèles de travail post-pandémique? Selon M. McKinsey, un plus grand nombre d’employeurs voient une productivité un peu meilleure de la part de leurs travailleurs éloignés.

Maintenant que les gens ont de l’expérienced près d’un an de travail flexible, s’ils sont effectivement plus productifs, alors le travail à distance ne devrait pas être considéré simplement comme un stopgap jusqu’à ce que les bureaux rouvrent. Pour Carr, il offre aux entreprises la possibilité de faire des choses qui étaient beaucoup plus difficiles à réaliser avant la pandémie. « À l’échelle mondiale, le travail à distance a des dimensions intéressantes, car il permet aux entreprises de faire venir très rapidement des experts de différentes parties du monde », explique-t-il.

La technologie s’améliore et les gens auront besoin d’une connectivité fiable à large bande à domicile. Mais pour Carr, le plus grand défi est de changer la façon dont les gestionnaires de ligne et les superviseurs gèrent leurs équipes.

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