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NHS trust utilise un logiciel de gestion de cas pour réaliser des économies de temps

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East Suffolk et North Essex NHS Trust (ESNEFT) ont mis en place une technologie de gestion de cas basée sur le cloud afin de supprimer la saisie manuelle des données et de générer des économies de temps dans son département des ressources humaines (RH).

Formé en 2018 par la fusion de Colchester Hospital University NHS Foundation Trust et d’Ipswich Hospital NHS Trust, ESNEFT est la plus grande organisation du NHS dans l’Est de l’Angleterre, avec environ 10 000 employés dans ses hôpitaux, cliniques locales et services communautaires.

Pour gérer le personnel, l’équipe des relations avec les employés (ER) d’ESNEFT a utilisé pour suivre et enregistrer les cas d’urgence à l’aide de feuilles de calcul, en entrant les données manuellement à chaque fois. Avec une moyenne d’environ 57 nouveaux cas par mois, la fiducie avait besoin de nouveaux logiciels pour accroître l’efficacité de la saisie des données et aider à la production de rapports.

« Le plus gros problème rencontré par l’équipe est que le fichier Excel est souvent devenu corrompu, ce qui a entraîné la perte de données », a déclaré Lucy Owers, responsable des relations avec les employés à ESNEFT. « L’utilisation de feuilles de calcul a compliqué l’ajout d’informations dans différents formats, et particulièrement difficile lors de l’utilisation de champs obligatoires.

« Les champs étaient souvent laissés vides, ce qui rendait difficile le filtrage et le segment des données concernant un cas particulier. Pendant le processus de filtrage, il n’est venu avec la moitié des informations, ce qui rend les données peu fiables, avec des problèmes de mise en forme. Cela signifiait que nous devions générer manuellement des rapports, ce qui était un processus compliqué et inefficace.

Pour résoudre ces problèmes, la confiance a commencé à utiliser le ER Tracker développé par la société de technologie cloud Selenity en 2017, et a maintenant complètement supprimé l’utilisation de feuilles de calcul, avec l’équipe er entière utilisant le système pour gérer leurs cas.

« La fonctionnalité facile à utiliser de Selenity ER Tracker signifie que nous pouvons gérer les cas en temps réel et avoir une plus grande visibilité des cas dans l’ensemble de l’organisation », a déclaré Emily Turner-Hennings, responsable rh à ESNEFT. « Nous pouvons nous connecter à distance 24 heures sur 24, 7 heures sur 24, 7 fois et avoir toutes les informations en un seul endroit a également fait une grande différence pour nos conseillers principaux. Cela signifie que si un membre du personnel est hors du bureau, il peut consulter des cas spécifiques et accéder aux renseignements nécessaires pour lui permettre de couvrir facilement le nombre de cas.

« elenity ER Tracker informe les utilisateurs lorsqu’ils ont été affectés à un cas. Ceci est efficace parce que vous pouvez le ramasser en temps réel et, d’un point de vue de gestion, il montre une vue transparente de quel membre de l’équipe est affecté à chaque cas. L’une des plus grandes différences est l’utilisation de la corruption de fichiers, toutes les données de cas sont stockées en toute sécurité dans le cloud, il est plus facile d’accès et est un processus plus rapide et plus lisse pour nous.

La fiducie utilise le système pour couvrir un large éventail de types de cas, y compris les types de cas disciplinaires (les plus courants), les griefs, l’intimidation et le harcèlement, et les enquêtes générales sur la maladie des employés.

M. Turner-Hennings a indiqué que le système offre également des « autorisations flexibles pour les utilisateurs, ce qui nous permet de gérer les cas avec sensibilité et discrétion ». Cela signifie que les utilisateurs ne peuvent accéder qu’aux informations qu’ils sont autorisés à voir.

Grâce au tableau de bord et à la suite de rapports du Tracker, qui offre une gamme d’options granulaires de filtrage des informations, la fiducie peut désormais également générer ses rapports mensuels et les communiquer avec d’autres départements et l’organisation en plus large beaucoup plus rapidement.

M. Owers a ajouté : « La visibilité inter-départements nous permet d’accéder aux rapports sur chaque secteur de l’entreprise. C’est un bien meilleur processus d’affichage des données par rapport à la méthode précédente, qui est devenu compliqué et peu fiable.

« Notre équipe de relations avec les employés a un accès complet à Selenity ER Tracker et notre vision pour 2021 est que tous les gestionnaires de la fiducie utiliseront Selenity ER Tracker pour s’assurer que le système est utilisé à son plein potentiel. »

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