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Naviguer sur la question collante de la surveillance de la productivité des employés

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Si cela ne s’est pas déjà produit, à un moment donné, un DPI est susceptible d’être interrogé sur la productivité des bureaux. Avec le retour des gens dans les bureaux et les entreprises ouvrant la possibilité d’un travail flexible, le concept de travailler de longues heures de bureau et « être vu », avec d’autres habitudes de travail pré-Covid, sont réinitialisés. Néanmoins, de nombreuses organisations ont des personnes dans des rôles de gestion qui peuvent se sentir nécessaires de comprendre comment les gens travaillent, et si cela diffère quand ils sont dans le bureau à quand ils sont à la maison.

Selon le cabinet de conseil grand view research, le marché mondial des logiciels de gestion de la productivité devrait atteindre une valeur de près de 103 milliards de dollars d’ici 2027, en grande partie grâce à « la demande croissante de gestion de la main-d’œuvre dans plusieurs entreprises, conjuguée à la nécessité de communication et de collaboration entre les travailleurs à distance ».

Il ajoute que les récents développements de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique (ML), qui « sont utilisés pour faire une analyse approfondie des données, les transformer en informations exploitables et maximiser la productivité de l’organisation », ont également eu une incidence significative sur la trajectoire du marché.

Avec l’utilisation par les entreprises de logiciels de surveillance de la productivité en hausse et où beaucoup prédisent une expansion rapide du marché dans les années à venir, comment et pourquoi les organisations surveillent-elles les activités des employés, et quels sont les avantages qu’elles peuvent apporter ?

Une étude menée l’an dernier par l’analyste Gartner a révélé que les employés peuvent être à l’aise avec la collecte de données pour mesurer la productivité, mais pas à l’aise avec la façon dont ces données pourraient être utilisées.

Capacités de surveillance de la productivité

Les outils de surveillance de la productivité numérique disponibles aujourd’hui ont un large éventail de capacités, de permettre aux employeurs d’enregistrer les frappes des employés et les clics de souris, au suivi de leur emplacement physique et l’utilisation d’applications ou de sites Web.

Selon le fournisseur de logiciels choisi, les entreprises peuvent également recevoir des captures d’écran intermittentes des écrans d’ordinateur des employés tout au long de la journée, ainsi qu’une surveillance de leurs documents de travail, de leurs rendez-vous calendaires et de leur correspondance électronique.

Par exemple, les entreprises utilisant des logiciels du fournisseur de surveillance de l’activité des utilisateurs (UAM) Teramind, basé en Floride, seront en mesure de suivre, entre autres, les frappes de leurs employés, les transferts de fichiers, ce qui se passe sur leurs écrans grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), leurs entrées audio, leur réseau et le temps consacré aux tâches, ainsi qu’aux sites Web et aux applications.

En suivant ces paramètres et une variété d’autres, le logiciel peut être utilisé par les entreprises pour effectuer des analyses prédictives et comportementales, permettant aux gestionnaires de comprendre à quel point les employés sont productifs au fil du temps.

Prodoscore, fournisseur californien de logiciels de surveillance de la productivité, utilise également ml, iA et traitement du langage naturel (NLP) pour capturer et analyser des milliers d’activités quotidiennes à travers des applications professionnelles telles que les suites bureautiques, ainsi que la gestion de la relation client (CRM) et les outils de communication unifiée en tant que service (UCaaS).

« Nos algorithmes complexes d’apprentissage automatique offrent un score unique, ce qui facilite la digestion rapide des opportunités et atténue la nécessité de passer au crible plusieurs rapports dans des systèmes disparates. Le score est soutenu par des informations quantitatives, qualitatives et comportementales qui sont collectées de manière transparente afin de s’assurer que le flux de travail n’est pas interrompu », explique Tom Moran, directeur de la stratégie de Prodoscore.

Visibilité accrue sur une main-d’œuvre distribuée

Prodoscore et Teramind affirment tous deux que la nature plus distribuée du travail sous Covid-19 est un facteur majeur dans la raison pour laquelle les entreprises commencent à adopter leurs outils.

Selon Eli Sutton, vice-président des opérations mondiales chez Teramind, la « solution de surveillance hybride » de l’entreprise permet à ses clients d’optimiser la productivité de la main-d’œuvre et d’atténuer le risque de fuites de données ou de violations qui pourraient causer des dommages financiers ou de réputation.

« Lorsque nous avons créé Teramind, nous avons d’abord pensé que ce serait des entreprises de style professionnel comme la comptabilité, le droit, le droit ou les services bancaires qui seraient vraiment attirées par ce type de logiciel, mais nous avons constaté que toute organisation où les employés travaillent essentiellement à partir d’un point de terminaison comme un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un serveur Windows ou un serveur terminal peut en tirer des avantages », dit-il, ajoutant que l’entreprise a connu une triple augmentation de ses activités habituelles presque du jour au lendemain à la suite de Covid-19.

« Depuis le début de la pandémie, nous avons vu la majorité des clients entrants essayer de mesurer puis d’accroître la productivité »

Eli Sutton, Teramind

« Depuis ee pandémie a commencé, nous avons vu la majorité des clients entrants essayer de mesurer, puis d’augmenter la productivité », dit-il.

L’accélération de la transformation numérique par le biais d’applications basées sur le cloud – un autre produit du passage au travail à distance pendant la pandémie – a également été un moteur majeur de la surveillance de l’adoption de logiciels, selon Moran de Prodoscore, qui affirme que les organisations ont maintenant besoin de faire surface sur les données pertinentes des employés à partir de leurs nouvelles intégrations et de leurs environnements de travail plus agiles.

« De nombreuses équipes sont maintenant réparties entre les bureaux, les fuseaux horaires et les régions géographiques. Il n’y a pas de moyen simple pour les dirigeants de se sentir confiants quant aux résultats et il n’y a pas de moyen facile pour les employés de le démontrer sans perturber leur journée », dit-il.

Moran ajoute que les données sur la productivité recueillies ont un certain nombre d’avantages pour les entreprises – elles « peuvent être utilisées pour mieux prédire l’atteinte des résultats, améliorer l’encadrement, renforcer l’adoption d’outils cloud, améliorer la rétention des employés et rationaliser l’expérience globale des employés ».

Comme Teramind, Prodoscore a connu une forte croissance de ses ventes depuis le début de la pandémie, Le Sunday Times rapport d’une augmentation de six fois.

Pourquoi et comment le logiciel de surveillance est utilisé

Selon un rapport d’octobre 2020 de l’équipe de praticiens des ressources humaines de Gartner, les entreprises mettent en œuvre des technologies de surveillance de la productivité des employés pour s’assurer que le travail se fait comme prévu, détecter où les employés sont confrontés à des défis afin que le soutien puisse être fourni, et détecter les possibilités d’améliorer les processus ou les technologies dans un effort pour augmenter la productivité globale.

Plus précisément, Hayfa Mohdzaini, conseiller principal en recherche sur les données, la technologie et l’IA au Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), affirme que les organisations utilisent la technologie de surveillance de la productivité pour enregistrer la fréquentation, suivre le temps de travail et assurer la conformité et la sécurité, la collecte de données étant utilisée pour signaler toute question liée à ces domaines.

« Pour le personnel rémunéré à l’heure, les données pourraient être utilisées pour déterminer les heures travaillées tout en donnant au personnel une certaine souplesse quant au moment où il travaille », dit-elle. « Pour les autres membres du personnel, les données pourraient servir de point de départ pour discuter des préoccupations en matière d’assiduité et de productivité et servir de preuve pour justifier la récompense du personnel performant. Les données pourraient également être utiles pour évaluer le rendement des nouveaux menuisiers en probation.

Mohdzaini ajoute qu’au fur et à mesure que les entreprises s’installeront dans des environnements de travail hybrides physiques et virtuels lorsque Covid disparaîtra, la technologie permettra également aux organisations de suivre « la fréquentation et le temps de travail à distance sans gestionnaire de ligne sur place ».

Selon Duncan Casemore, chef de la technologie et cofondateur de la firme de technologie rh Applaud, de nombreuses entreprises au début de la pandémie n’ont pas tardé à introduire une myriade de technologies pour résoudre les problèmes découlant du passage au travail à distance.

« Le passage rapide au travail à distance a fait en sorte que de nombreux employeurs n’avaient pas les outils nécessaires pour gérer et communiquer efficacement avec les travailleurs éloignés. Pour certains, la réaction instinctive a été de surveiller l’activité des employés plutôt que la production réelle », dit-il.

« D’une manière générale, les employés et les gestionnaires ont eu des réactions négatives à l’idée d’être suivis. Toute organisation qui choisit de mettre en œuvre le suivi devra le faire avec transparence, conformément à ses lois nationales ou étatiques sur la protection des données telles que le GDPR [the General Data Protection Regulation] ou CCPA [the California Consumer Privacy Act], et avec une mentalité d’employé d’abord », dit Casemore.

Meilleures pratiques

Pour tirer le meilleur parti du logiciel et augmenter efficacement la productivité, les quatre grands cabinets d’audit PwC affirme que les organisations doivent développer une meilleure compréhension des activités de leurs employés chaque jour, soutenues par des données quantitatives.

« Peu d’institutions examinent de façon exhaustive la nature du travail, les activités que les différents employés accomplissent et la façon dont les individus peuvent améliorer leur productivité grâce à de nouvelles façons de travailler et au développement des compétences numériques. À notre avis, une meilleure compréhension de la main-d’œuvre représente une occasion importante de réduction des coûts pour l’industrie », peut-on lire dans un rapport de septembre 2020 sur la productivité des services financiers.

PwC recommande de commencer par une étude de temps détaillée d’un petit segment de la main-d’œuvre. Cela peut être utilisé pour identifier les plus performants et les retardateurs, améliorer l’organisation du travail et identifier des actions spécifiques pour accroître la productivité et l’engagement.

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