Le Service de police métropolitain (SPM) avait un arriéré de 662 demandes d’accès en question, dont 280 étaient en retard, plus d’un an après avoir reçu un avis officiel d’exécution par le commissaire à l’information pour ses « échecs soutenus » dans le traitement des personnes qui cherchent à identifier les renseignements personnels que la force détient sur eux.
Le 25 juin 2019, le Commissariat à l’information (OIC) a signifié au MPS deux avis d’exécution distincts , l’un pour non-respect des demandes d’accès aux sujets en vertu de la Loi de 1998 sur la protection des données, et l’autre pour son non-respect en vertu de la Loi de 2018 sur la protection des données, qui a été introduite en mai 2018.
Ces avis obligeaient le SPM à respecter les modalités de son plan de rétablissement et à réduire l’arriéré d’ici le 30 septembre 2019, en plus d’apporter des changements suffisants à ses processus et systèmes pour traiter les nouvelles demandes à temps.
Dans ce dernier avis, l’OIC a indiqué qu’au 13 juin 2019, le SPM avait 1 727 SAR ouverts, dont 1 169 étaient en retard.
Selon une correspondance électronique interne de l’OIC divulguée dans le cadre d’une demande d’accès à l’information (FOI) vue par Computer Weekly, bien que l’avis en vertu de la loi de 1998 ait été respecté en octobre 2019, le SPM n’a pas été en mesure de combler l’arriéré de RAPPORTS soumis depuis l’entrée en vigueur de la version 2018.
Il montre également que l’OIC a accordé au SPM une prolongation de trois mois du délai, donnant à la force jusqu’à la fin de décembre 2019 pour s’y conformer, après quoi l’OIC a décidé de ne pas prendre d’autres mesures réglementaires ou d’exécution.
Cela a été fait au motif que, avec le nombre de cas en retard qui sont réduits à 500 d’ici décembre, « il y a un niveau important d’engagement et d’investissement des cadres supérieurs dans les services de droits d’accès à l’information du SPM, ce qui devrait non seulement aider à s’attaquer à cet arriéré actuel de cas, mais devrait avoir le potentiel d’assurer une livraison soutenue continue des droits d’accès à l’information à long terme ».
L’OIC a ajouté qu’il était « également clair que la situation n’est pas encore entièrement résolue », le commissaire avait décidé qu’il n’y aurait « pas besoin de nouvelles mesures réglementaires, en termes de sanctions financières, à ce stade », bien que « le dialogue et le suivi continu se poursuivront ».
« Si d’autres questions sont soulevées ou si le service commence à se détériorer, le commissaire se réserve le droit de revenir sur cette décision », a-t-il déclaré.
Toutefois, alors que l’OIC a décidé de ne pas prendre d’autres mesures, les courriels envoyés le 24 décembre 2019 montrent que, bien que légalement obligé de répondre dans un délai d’un mois, il a fallu en moyenne près de six mois au SPM pour répondre à chaque SAR individuel tout au long de 2019.
Dans la correspondance externe de l’OIC avec le SPM au sujet des avis, qui a également été divulguée dans la demande d’accès à l’information, un haut fonctionnaire de police a dit au sous-commissaire à l’information, James Dipple-Johnstone, au début de janvier 2020, que le SPM était « convaincu que ces cas en retard seront expédiés au début de 2020 ».
Bien que le nombre de RAPPORTS ouverts et en retard ait continué de diminuer, dans la plus récente correspondance interne divulguée (datée du 14 juillet 2020), un membre du personnel de l’OIC a déclaré que le service avait « 662 RAPPORTS ouverts et que de ces 280 sont en retard ».
Le nombre de cas en retard a également légèrement augmenté depuis février 2020, bien qu’un chiffre exact ne soit pas clair. En effet, dans un document « instantané » fourni par le SPM à l’OIC, il donne deux chiffres différents pour le nombre de cas en retard ce mois-là – 272 et 238.
« Comms et les enquêtes de presse nuances »
La correspondance interne montre que l’OIC s’est inquiétée de la façon d’expliquer au public la prolongation initiale du délai d’avis d’exécution.
Par exemple, un membre du personnel a laissé entendre qu’il serait « utile d’accepter une ligne de presse possible à ce sujet, car je ne suis pas sûr de ce que sera notre message officiel si nous acceptons une prolongation de la date limite de l’EN », ajoutant que « nous devrons nous assurer de fournir un message cohérent (et approprié) ».
Le membre du personnel a ajouté dans un courriel distinct : « C’est difficile, car ils ont fait de bons progrès, mais ils n’ont toujours pas respecté les conditions de l’EN, et normalement il y aurait des conséquences à ne pas le faire. »
Un autre employé de l’OIC a exposé les options, postulant qu’il pourrait soit émettre une variation sur l’avis original, qui serait ensuite publié, soit écrire au SPM pour lui accorder la prolongation avant d’examiner s’il faut prendre d’autres mesures pour la non-conformité.
« L’une ou l’autre option est très bien en vertu de la Loi de 2018 sur la protection des données, mais évidemment les deux viennent avec leurs propres comms et les nuances de demandes de presse », a déclaré l’employé.
Malgré l’examen accordé au public communications, l’OIC n’a jamais annoncé publiquement la prolongation du délai, ni sa décision subséquente de ne pas prendre d’autres mesures réglementaires face au non-respect intégral du SPM.
Lorsqu’on lui a demandé pourquoi il n’avait pas fait d’annonces publiques au sujet de ses décisions en matière d’application de la Loi sur les SPM, l’OIC n’a pas répondu directement à la question, déclarant plutôt « nous continuons de travailler en étroite collaboration avec le SPM alors qu’il apporte d’autres améliorations à son service et surveillons attentivement leur rendement continu ».
« Il est clair que certaines forces ne répondent pas à une grande quantité de demandes dans les délais prévus par la loi. Il est important de se rappeler que derrière chaque demande se cache une personne ou un groupe qui cherche à faire valoir ses droits légaux et à obtenir des renseignements qui lui sont importants »
Rapport de l’OIC
L’OIC n’a pas non plus répondu à d’autres questions au sujet de l’arriéré actuel du SPM en matière de R-S, ni du moment où on s’attend maintenant à ce qu’il soit entièrement effacé.
Dans sa mise à jour Approche réglementaire en réponse à la pandémie de coronavirus document de septembre 2020, qui s’ajoutait aux versions précédentes d’avril et juillet, l’OIC a déclaré qu’elle allait « reprendre nos mesures réglementaires officielles en ce qui concerne les arriérés de demandes d’information en suspens détenus par les organisations qui datent d’avant la pandémie ».
Dans un rapport publié par l’OIC le 10 novembre 2020 sur Rapidité des réponses aux demandes d’accès à l’information des forces de police en Angleterre, au Pays de Galles et en Irlande du Nord, elle a déclaré que l’organisme de réglementation avait pris des mesures officielles contre le SPM « pour avoir manqué à ses obligations en matière de protection des données en ne le faisant pas », mais il n’a pas mentionné qu’il n’avait pas réellement poursuivi l’action lorsque le MPS n’avait pas atteint ses exigences.
Le même rapport a également mis en évidence un problème beaucoup plus large avec le public qui tente d’accéder aux données des organismes d’application de la loi, constatant qu’un quart de toutes les demandes d’information (y compris les OFI et les RS) de la police n’ont pas été traitées à temps.
« Bien que les taux de rendement varient considérablement d’une force policière à l’autre, il est clair que certaines forces ne répondent pas à une grande quantité de demandes dans les délais prévus par la loi. Il est important de se rappeler que derrière chaque demande se cache une personne ou un groupe qui cherche à faire valoir ses droits légaux et à obtenir des informations qui lui sont importantes », a-t-il déclaré.
« En fin de compte, il est inacceptable qu’environ 25 % de tous les demandeurs ne reçoivent pas de réponse en temps opportun à leurs demandes. »
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