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Maidstone et Tunbridge Wells NHS Trust font progresser la stratégie numérique

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Alors que le National Health Service tente de faire progresser les efforts visant à améliorer l’efficacité opérationnelle et les résultats pour les patients grâce à la technologie, maidstone and Tunbridge Wells (MTW) NHS Trust fait des progrès dans l’amélioration de sa maturité numérique.

La fiducie a lancé sa stratégie de transformation numérique sur 10 ans en 2020, qui le verra passer d’une forte dépendance aux dossiers papier des patients et à de multiples systèmes hérités avec une interopérabilité et une capacité limitées, à des sites hospitaliers principaux offrant des soins aux patients numériquement transparents. L’introduction d’un système de dossiers électroniques des patients (REP) est au cœur du plan.

Selon la direction informatique de la fiducie, l’approche originale consistait à adopter la technologie « de pointe » pour soutenir les soins cliniques lorsque la stratégie de transformation numérique a démarré, mais le déploiement de l’EPR a « considérablement changé » le parcours de MTW vers le numérique.

« Nous venons tout juste de commencer notre transformation numérique, mais nous avons fait des bonds massifs au cours des six derniers mois », explique Jane Saunders, directrice du programme EPR chez Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust. Saunders dit que la fiducie menait déjà un projet pilote de consultations dans le cadre d’une approche de service ambulatoire virtuel et prévoyait de gérer un service virtuel, mais que la pandémie de Covid-19 signifiait que ses efforts devaient être accélérés.

« Nous avons donc pu augmenter le nombre de cliniques virtuelles que nous gérions assez rapidement, car nous avions le logiciel et avons pu mettre en place un service à distance pour que les patients Covid soient surveillés à domicile », dit-elle, ajoutant que MTW a également dû déployer beaucoup plus d’ordinateurs portables que prévu en peu de temps pour permettre à plus de personnel de travailler à domicile.

Avant le début de la pandémie, MTW se concentrait depuis deux ans sur la conception de l’EPR, qui a été mis en service à l’été 2021. Le système, fourni par Allscripts, offre une capacité de dossier électronique pour des domaines tels que le service des urgences, les communications de commande, la pédiatrie, les patients externes et toutes les zones de service aux patients hospitalisés.

Parallèlement à la mise en œuvre, la fiducie a également effectué des intégrations avec d’autres systèmes, tels que les billets électroniques, PACS (système d’archivage et de communication d’images) et le système Kent & Medway Care Records, qui sont tous accessibles via le MTW EPR. L’équipe informatique de MTW a également effectué une mise à niveau de Windows 10 à l’échelle de la confiance.

Questions à résoudre

Selon Saunders, les principaux domaines que la fiducie a cherché à aborder avec le système EPR comprenaient la capacité d’obtenir un accès rapide et simple à l’information requise, où et quand cela était nécessaire, à travers les systèmes cliniques via des portails. La réduction du temps nécessaire à la saisie des données pour permettre aux cliniciens de se concentrer sur les soins était un autre domaine d’intérêt central, ainsi que la fourniture d’une source unique de données avec des notifications pour améliorer les résultats cliniques et réduire la dépendance au papier.

Parmi les autres objectifs du déploiement figuraient l’introduction de l’intelligence artificielle pour accélérer le diagnostic et le traitement, ainsi que l’amélioration de l’analyse et de la collecte des données afin d’améliorer les performances et l’efficacité opérationnelles. En outre, la fiducie voulait un système capable de permettre la mise en œuvre de la fonctionnalité d’authentification unique pour tout le personnel. Parmi les autres considérations, mentionnons la mise en place d’une infrastructure qui favorisait la facilité d’utilisation et qui était tenue à jour, tout en ayant un système qui permettait aux patients de participer à leurs soins.

« Nous venons tout juste de commencer notre transformation numérique, mais nous avons fait des bonds massifs au cours des six derniers mois. »

Jane Saunders, Maidstone et Tunbridge Wells NHS Trust

En ce qui concerne les aspects techniques du déploiement, Saunders dit que le projet n’était pas tout à fait simple. « Au cours du programme, il y a eu des complexités techniques causées par la nécessité de procéder à une mise à niveau du logiciel EPR pendant la phase de conception », explique-t-elle. « Nous avons réalisé les analyses de rentabilisation nécessaires et fait progresser les investissements conformément aux directives d’approvisionnement, ce qui signifiait que nous devions être agiles dans notre approche de la planification du programme global pour le maintenir sur la bonne voie. »

Pour gérer les subtilités du projet, l’équipe a également dû travailler sans lien de dépendance avec les fournisseurs lors de la conception et de la mise en œuvre, car le personnel et les fournisseurs sont passés au travail à distance en raison de la pandémie. Il était également nécessaire d’élaborer un code personnalisé pour s’interfacer avec le système de gestion de l’information de laboratoire de MTW, qui n’avait pas d’interface HL7 – l’ensemble des normes, des formats et des définitions pour l’échange et l’élaboration de dossiers de santé électroniques – capacité.

« Cela nécessitait une équipe d’experts dévoués de tous les côtés pour progresser », explique Saunders.

Facteurs de succès

Malgré quelques obstacles en cours de route – iEn incluant le facteur de complication de devoir faire des progrès au milieu de la pandémie, MTW a réussi à déployer avec succès la pièce maîtresse de sa transformation numérique. Selon Saunders, la bonne relation de travail avec le fournisseur EPR était cruciale pour ce résultat, car la société avait déployé le système ailleurs au Royaume-Uni. « Nous avons également reçu les mêmes experts tout au long, malgré Covid, ce qui a également fourni de la cohérence », ajoute-t-elle.

La fiducie avait également placé le déploiement de l’EPR comme une priorité absolue environ quatre mois avant la date de mise en service prévue, ce qui signifiait que les ressources allaient pour s’assurer que les zones étaient bien soutenues, et que l’équipe informatique continuait d’évaluer et de modifier son plan de déploiement au cours de l’été, à mesure que davantage de zones étaient mises en service avec le nouveau système.

Le point culminant en termes d’avantages que l’EPR a apportés à MTW jusqu’à présent est la possibilité pour le personnel d’accéder rapidement aux informations dont il a besoin, où et quand il en a besoin. « Ils aiment particulièrement la possibilité d’accéder à une multitude de systèmes cliniques à partir de l’EPR », explique Saunders. « Pour de nombreux membres du personnel, le système a simplifié les processus et libéré le temps nécessaire aux soins – par exemple, il a réduit la duplication des données collectées, ainsi que l’écriture manuscrite sur les flacons d’échantillons de sang. »

En outre, le système dispose de tableaux de suivi qui fournissent une vaste gamme d’informations, informant le personnel lorsque les résultats sont disponibles et aidant à améliorer les résultats cliniques et la sécurité des patients.

Feuille de route future

À l’avenir, MTW optimisera le système EPR et étendra et développera la documentation actuellement disponible. Il prévoit d’implémenter le module EPMA (Electronic Prescribing and Medicines Administration) dans le système EPR Allscripts, en développant des interfaces avec les dispositifs médicaux pour les points de service et en prenant automatiquement les observations, ainsi qu’en créant d’autres intégrations avec d’autres systèmes utilisés par la fiducie.

La feuille de route pour les 12 prochains mois comprend également l’ajout d’un module de soins chirurgicaux au système EPR, la création d’interfaces avec les systèmes informatiques de radiologie, d’endoscopie, de cardiologie et de cancer de la fiducie, ainsi que des intégrations avec des dispositifs médicaux pour remplir automatiquement les informations. Les plans comprennent également la capture d’observations à l’aide d’appareils mobiles et le développement d’un mécanisme pour demander et examiner la photographie médicale via la visionneuse EPR et PACS. MTW mettra également à l’essai un système de consentement électronique et un portail pour les patients.

Le programme « Paper Lite » du trust fera également partie des priorités. Selon Saunders, cela augmentera la quantité de documents numérisés et mis à disposition dans le système de notes électroniques de MTW. « Le personnel de notre bibliothèque de dossiers de santé remarque déjà que le volume de dossiers papier à classer ou à extraire pour des soins cliniques a été réduit », souligne-t-elle.

Les priorités pour 2023 comprendront l’introduction d’une plate-forme eprif de l’unité de thérapie intensive (UIT) et d’un système de pré-évaluation anesthésique qui s’interface avec une REP plus large. Allscripts propose également de développer un module maternité et de fusionner ses systèmes EPR et PAS en une seule plateforme.

« Une fois que l’EPR sera entièrement intégrée et complète, nous espérons que notre personnel clinique sera en mesure d’accéder à un système unique pour obtenir toutes les informations dont il a besoin, qui peuvent être recueillies aussi simplement que possible et peuvent être utilisées pour améliorer davantage les soins que nous fournissons », explique Saunders. « Parallèlement à cela, nous souhaitons nous assurer que nos patients sont soutenus pour accéder à leurs soins numériquement parallèlement aux plans nationaux et régionaux. »

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