L’Université du Staffordshire recrute des robots pour en tirer le plus de ses employés

L’Université du Staffordshire utilise des robots logiciels pour automatiser les processus à travers l’organisation dans le cadre de sa transformation numérique.

Après la numérisation de l’horizon et la recherche des faits, l’université est à quelques mois du déploiement d’un projet qui utilise Blue Prism Cloud pour accéder au logiciel d’automatisation des processus robotiques (RPA).

Andrew Proctor, directeur du numérique (CDO) à l’Université Staffordshire, qui a obtenu son diplôme en génie logiciel à l’université il ya 20 ans, a déclaré que la première série de processus automatisés ont été dans le département des finances. L’équipe de Proctor envisage maintenant d’aller beaucoup plus loin dans l’automatisation. « Nous avons une longue feuille de route sur la façon dont nous allons développer l’automatisation au cours des deux prochaines années. Il va couvrir de nombreux aspects de l’université », a-t-il dit.

Proctor avait une expérience antérieure de l’analyse du marché et des capacités de RPA de son emploi précédent à West Midlands Police, la deuxième plus grande force de police du Royaume-Uni, où il a occupé un rôle similaire pendant cinq ans. La force avait fait la portée et l’analyse du marché de l’ARP, et a commencé à mettre en place un centre d’automatisation d’excellence avant que Proctor ne parte pour rejoindre l’Université du Staffordshire il y a trois ans.

Mais les projets d’automatisation des deux organisations avaient des objectifs très différents dès le départ. À la police des West Midlands, où des années d’austérité avaient vu des milliers d’emplois supprimés, il s’agissait de maintenir les niveaux de service avec moins de gens, alors qu’à l’université, il s’agit de libérer le personnel pour qu’il soit créatif et de faire des choses que les robots ne peuvent pas faire.

« Lorsque j’étais à la police des West Midlands, nous avons vécu des années d’austérité sévère », a déclaré Proctor. « La main-d’œuvre était d’un peu moins de 15 000 personnes lorsque j’ai rejoint et plus près de 10 000 personnes lorsque je suis partie. L’automatisation visait beaucoup à offrir le même niveau de service au public avec moins de personnes.

« Ici, nous avons une stratégie numérique axée sur la façon dont nous pouvons devenir beaucoup plus efficaces, agiles et sensibles à un environnement changeant, et réactifs en termes d’attentes des étudiants », a-t-il dit, ajoutant que les étudiants d’aujourd’hui attendent des produits et des services adaptés à leurs besoins. L’université compte 15 000 étudiants sur le campus ainsi que des étudiants étrangers.

Au départ, l’automatisation était considérée comme un moyen de libérer le temps des gens de l’activité administrative transactionnelle et de leur permettre de consacrer plus de temps à l’amélioration de l’université, de passer plus de temps avec les étudiants et de passer plus de temps à créer des services qui profitent aux étudiants.

« Il est important que nous soyons très sensibles au niveau sans précédent de changement numérique auquel nous assistons dans la société pour créer une expérience étudiante qui réponde à leurs attentes et les prépare à la réussite future », a déclaré M. Proctor. « En même temps, nous devons créer des gains d’efficacité partout où nous le pouvons pour rester compétitifs et pertinents sur le marché. L’automatisation peut nous aider à atteindre ces deux objectifs.

Il a dit qu’après la fin d’un sondage sur l’engagement du personnel, « l’un des défis qui se sont posés haut et fort est que les gens se sentaient dépassés par le travail administratif et la bureaucratie ».

« Nous savions que nous devions faire quelque chose de différent en tant qu’université, et le personnel disait qu’il voulait être plus créatif, utiliser ses compétences plutôt que de s’enliser dans le statu quo. »

L’équipe numérique a commencé à automatiser les processus dans le département des finances – selon Proctor, bien qu’il soit considéré comme une fonction de back-office, les services du ministère sont très percutants. Cela comprend le traitement des frais de scolarité des étudiants qui doivent se retirer ou retarder. « Cela prend environ deux heures par jour pour un membre de l’équipe des finances », a déclaré M. Proctor. « C’est un processus assez complexe parce que nous voulions prouver ce que la technologie pouvait faire, mais il a également libéré du temps pour notre équipe financière pour répondre aux questions des étudiants.

« Nous avons réparé quelque chose et permis à une équipe considérée comme un back-office de devenir plus axée sur le client », a-t-il ajouté.

En ce qui concerne la fixation des choses, les universités ont été laissées pour éclaircir le désordre laissé par l’algorithme désastreux de résultats de niveau A du gouvernement, lorsque le gouvernement a effectué un demi-tour et a décidé d’attribuer des notes basées sur les prédictions des enseignants plutôt que son algorithme après que des places avaient été attribuées.

Projet d’automatisation « trop risqué »

M. Proctor a déclaré que l’automatisation aurait facilité l’adaptation à l’université si elle avait été en place à l’époque. « Si nous avions commencé ce projet d’automatisation il y a un an, cela aurait absolument aidé, mais nous avons pris la décision que l’introduction de cette technologie à cette époque dans ce domaine précis était trop risquée. »

L’université a décidé de se concentrer sur les tâches humaines en écoutant et en parlant aux étudiants. « l souligne le fait que la possibilité de libérer du temps pour les gens de la gestion des fichiers etesse va être très utile », a-t-il ajouté.

L’automatisation fait partie d’une vaste stratégie numérique de l’Université Staffordshire, qui offre une expérience pour les équipes numériques avec une diversité que peu d’autres organisations peuvent offrir.

« C’est presque comme diriger un petit village en ce qui concerne l’informatique parce que nous avons un hébergement ici », a déclaré M. Proctor. « Par exemple, nous avons un cinéma, des magasins, des salles de sport, des salles d’enseignement, des bureaux et plus encore, qui ont tous besoin d’un support Wi-Fi et technologique. »

L’université a également des opérations en dehors du Staffordshire, y compris à Londres.

Un projet de l’Université Staffordshire, qui sera soutenu par la technologie d’automatisation, est le développement d’un assistant numérique et un entraîneur pour les étudiants, connu sous le nom de Beacon. Il exploite la technologie d’intelligence artificielle et Microsoft Azure, et est livré aux étudiants via une application mobile et un logiciel de bureau. « Beacon est conçu pour maximiser l’expérience des étudiants en les aidant dans leurs activités quotidiennes et en soutenant leurs activités académiques et sociales », a déclaré M. Proctor.

L’université souhaite également que ses expériences et services numériques soient utilisés pour soutenir les communautés locales.