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L’ERP moderne brise les chaînes

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De nombreuses organisations gèrent toujours des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui ont été déployés pour la première fois il y a de nombreuses années, sans aucun doute rebutés par les changements majeurs apportés par les souvenirs d’une installation précédente complexe et coûteuse.

Mais les systèmes ERP modernes ont changé tout cela. Les entreprises n’ont plus besoin de sélectionner un système ERP, puis d’être coincées à faire de lourdes mises à niveau parfois pratiques pour le fournisseur – mais pas nécessairement pour le client – ou à payer pour de grandes quantités de logiciels qu’elles n’utilisent même pas.

Ce changement signifie qu’il y a plus de soif de passer à une plate-forme moderne. Selon la société d’analyse logicielle TEC, en mars de cette année, 50% des entreprises acquièrent, mettent à niveau ou prévoient bientôt de mettre à jour des systèmes ERP.

Il y a certainement un énorme potentiel pour que les entreprises bénéficient d’une telle mesure. Dans son Rapport ERP 2020, Panorama Consulting Group a noté que les systèmes locaux sont toujours répandus, 34% des organisations s’éloignant des systèmes ERP existants.

Alors, qu’est-ce que l’ERP moderne et en quoi diffère-t-il de la version traditionnelle?

Les versions antérieures des logiciels d’entreprise ont été conçues pour un monde qui fonctionnait sur des ordinateurs sur disque, ce qui signifiait qu’il y avait certaines contraintes architecturales qui obligeaient les fournisseurs à créer des systèmes ERP d’une certaine manière, explique Simon Carpenter, responsable de la stratégie Rise GTM &chez SAP Emea North.

Cela a créé le besoin d’entrepôts de données, car vous ne pouviez pas déclencher des requêtes complexes dans la base de données en même temps que des transactions – tout aurait été arrêté. La version SAP d’un ERP moderne, basée sur sa plate-forme informatique en mémoire Hana, a surmonté les défis fondamentaux de performance du disque.

« Tout à coup, nous avons fonctionné dans un environnement qui est des centaines de milliers de fois plus rapide en ce qui concerne les opérations de données de base », explique Carpenter. « Nous pourrions commencer à penser à rassembler les transactions et les analyses sur les mêmes données [platform], parce que nous avons maintenant la performance pour être en mesure de le faire.

Interface utilisateur intuitive

En plus de l’aspect plate-forme de calcul en mémoire, un système ERP moderne a besoin d’une interface utilisateur intuitive et facile à consommer, de sorte qu’il est accessible aussi facilement via un téléphone mobile ou une tablette que via un PC.

« Un système ERP moderne doit également offrir des niveaux d’automatisation beaucoup plus élevés que par le passé », explique M. Carpenter. « Maintenant que nous disposons des données prenant en charge à la fois l’analyse et les transactions, nous pouvons commencer à appliquer des algorithmes d’apprentissage automatique en vol au processus métier, et nous pouvons augmenter considérablement les niveaux d’automatisation des processus. »

Cela offre aux entreprises un certain nombre d’avantages: réduire les temps de cycle au sein de l’entreprise qui la rend plus réactive; une meilleure expérience client et employé dans un monde où les gens veulent une gratification instantanée; et réduire les coûts en automatisant des tâches qui, historiquement, auraient été effectuées par des personnes.

« Nous sommes également en bonne voie d’automatiser non seulement les processus, mais aussi la prise de décisions », affirme M. Carpenter. « Alors que nous appliquons de plus en plus d’analyses prédictives et d’apprentissage automatique aux processus de l’entreprise, nous pouvons commencer à avoir le système – sinon prendre toute la décision en soi quant à ce qu’il faut faire ensuite – fournissant certainement des niveaux très élevés d’augmentation de la décision humaine. »

Mais la caractéristique la plus importante d’un système ERP moderne est que vous pouvez le consommer à partir du cloud. Au lieu d’acheter une licence perpétuelle dans une grande partie du capital à l’avance, il s’agit d’un modèle par abonnement, consommé en tant que service.

« Vous n’avez plus à vous soucier de l’exploitation du centre de données et de tous les services techniques qui entrent dans l’obtention du matériel, le montage du système d’exploitation, la base de données, les sauvegardes », dit-il. « Tout cela est pris en charge par votre fournisseur de cloud, ce qui vous laisse plus libre de vous concentrer sur son application à votre entreprise, plutôt que de gérer la boutique informatique. »

Carpenter a deux conseils clés pour toute entreprise envisageant un projet de mise à niveau ERP. Tout d’abord, un changement d’état d’esprit est nécessaire pour s’éloigner de l’ancienne approche consistant à personnaliser l’application de base et à s’habituer à l’idée qu’un passage dans le monde du cloud signifie s’en tenir au logiciel standard. Deuxièmement, « il est dangereux et stupide » d’envisager de passer à un système ERP moderne en tant que projet informatique, dit-il.

« Que vous souhaitiez simplement optimiser ce que votre entreprise fait déjà, ou que vous souhaitiez devenir complètement perturbateur et changer l’ensemble de votre modèle d’affaires, ce sont toutes des initiatives dirigées par l’entreprise et cela doit être considéré comme un projet d’entreprise. »

Liberté de construire

Selon Claus Jespen, CTO chez Unit4, l’ERP moderne est un logiciel d’entreprise qui is cloud-native, ouvert, extensible, intégrable et automatisé. Il a un avantage par rapport aux systèmes ERP hérités en ce que les entreprises obtiennent toutes les dernières innovations lorsqu’elles sortent, il n’est pas nécessaire de mettre à jour, elles n’ont pas à se soucier de maintenir les systèmes opérationnels et toute la sécurité est gérée pour elles.

« Il y a aussi un degré beaucoup plus élevé de liberté de construire », dit Jespen. « La plupart des entreprises doivent créer une solution spécifique qui leur convient. Si vous construisez tout cela dans les systèmes hérités d’aujourd’hui, chaque fois que le fournisseur sort avec une mise à niveau, vous devez passer par un espace de test très horrible parce que ce que vous construisez peut maintenant détruire une nouvelle fonctionnalité que le fournisseur est sorti avec.

« Mais dans le nouveau modèle, parce que tout est à travers une API rétrocompatible [application programming interface], le fournisseur peut faire avancer la solution ERP elle-même, nous pouvons mettre à jour chaque trimestre ou ce que nous voulons, et le client n’a rien à faire. Toutes les fonctions supplémentaires qu’ils ont ajoutées, tout ce qu’ils ont fait en dehors du noyau via les API, continueront. Vous pouvez toujours obtenir la nouvelle innovation et tout ce que vous construisez vous-même ou tout ce que vous avez intégré, cela va continuer à fonctionner.

Recherche forestière : voir le bois

Le client d’Unit4 Forest Research a décidé de standardiser une plate-forme ERP unifiée en matière de finances et de RESSOURCES HUMAINES à la fin de son précédent accord de services partagés. Auparavant, l’organisation du gouvernement central pour la sylviculture utilisait un montage financier standard et divers systèmes internes sur mesure, qui fonctionnaient tous en silos.

« C’est pourquoi nous voulions tout mettre sous un même toit en termes d’ERP », explique Meirion Nelson, directeur financier de Forest Research.

L’organisation gère désormais une plate-forme finance et RH complète et connectée d’Unit4, entièrement basée sur le cloud et offre une vue unique et intégrée. Le projet a duré environ neuf mois en tout, et la recherche forestière en récolte les fruits depuis son déploiement en 2019.

« Nous constatons des avantages autour de l’information en temps réel, d’une source de vérité en termes de données et de l’automatisation des processus d’affaires », explique Nelson.

« Avec l’impact de la pandémie de Covid-19, je ne pense pas que nous aurions pu fonctionner avec succès sans le produit Unit4. Tout le monde a l’habitude de travailler dans un bureau et d’avoir accès à des systèmes, à des processus manuels et à des fichiers papier. Nous avons eu beaucoup de chance que la continuité des activités ait été activée, car les produits sont sur le cloud et offrent un accès à distance.

Les scientifiques peuvent désormais remplir des feuilles de temps lorsqu’ils sont dans la forêt et les soumettre via une application sur leurs téléphones mobiles, qui est intégrée dans le système ERP, explique Nelson, ajoutant: « Certains de nos processus n’étaient pas à la hauteur des normes modernes, il s’agissait plutôt d’une organisation de type traitement papier et manuel, qui a effectivement été révolutionné du jour au lendemain. »

Une mise en garde de Nelson est que la mise en œuvre de l’ERP a nécessité beaucoup de rééducation des utilisateurs, en raison de la révision et de l’automatisation des processus métier. La recherche forestière a maintenant rendu certains aspects de la formation obligatoires, pour essayer de changer la culture de l’organisation afin que tout le monde adopte le nouveau système.

Prise en charge par des tiers

Mais tirer parti de l’ERP moderne n’implique pas nécessairement une mise à niveau logicielle majeure.

Le Metropolitan Water Reclamation District (MWRD) du Grand Chicago exécutait le même système SAP ERP depuis 17 ans. En menant des recherches sur la façon de rationaliser et d’améliorer la technologie, MWRD a découvert qu’il n’utilisait pas toutes les fonctionnalités de son système SAP ECC et que ce support consommait plus d’un quart de son budget de maintenance logicielle de plusieurs millions de dollars.

John Sudduth, directeur de l’informatique chez MWRD, a déclaré qu’il y avait des problèmes avec le système SAP parce qu’il était fortement personnalisé et qu’il y avait des difficultés à résoudre les problèmes ou à améliorer les fonctionnalités.

La société a décidé de passer du support au fournisseur de support tiers Rimini Street, visant à la fois à réduire les coûts et à moderniser l’entreprise pour devenir plus centrée sur les services. Le déménagement a libéré 50 % des fonds précédemment consommés par l’engagement annuel de maintenance sap.

Sudduth a investi une partie de ce nouveau budget disponible dans un système de gestion des services informatiques basé sur le cloud et a créé des accords de niveau de service (SLA) avec les parties prenantes pour améliorer la qualité du support informatique.

« Pour notre modernisation, nous avons adopté une approche un peu différente de la plupart des organisations », explique M. Sudduth. « Ce que nous avons fini par faire dans le domaine de notre solution ERP, c’est de nous stabiliser pour nous permettre de nous concentrer sur d’autres domaines de l’informatique qui devaient être modernisés. Nous sommes un organisme gouvernemental qui existe depuis près de 140 ans maintenant, donc certains de nos processus étaient un peu désuets et nous étions en retard en ce qui concerne la technologie.

La prochaine étape du projet d’amélioration de l’ERP de MWRD consiste à faire un « lift and shift » vers un environnement hébergé, qui aura lieu au cours des 18 prochains mois. Il exécute actuellement un système complet sur site, avec environ 20 serveurs rien que pour son ERP – le coût en capital impliqué est substantiel. De plus, parce qu’il est sur site, l’organisation doit passer par un cycle de rafraîchissement tous les cinq ans environ.

« En passant au cloud, alors que la technologie reste essentiellement la même, nous pouvons évoluer en fonction des besoins, et il y a aussi la prise en charge de celle-ci », explique Sudduth.

« Avec Covid, pour donner à nos utilisateurs un accès à distance à notre ERP, nous avons dû utiliser l’environnement Citrix car il était sur site. C’était donc une grande leçon apprise, en ce que si nous avions été dans l’environnement cloud, ils auraient pu entrer directement sur un navigateur Web. Alors que nous nous tournons vers l’avenir, je prévois que nous aurons une sorte de composante de travail à distance, donc un ascenseur et un passage au cloud sont logiques de cet aspect.

Sudduth a été surpris par le « calendrier assez rapide » qui a été évoqué pour le passage au cloud – six à huit mois après le début du projet. Et il n’y aura pas besoin d’un programme de recyclage à grande échelle pour le personnel car, à part une nouvelle interface, tout fonctionnera de la même manière.

« L’une des raisons pour lesquelles nous cherchons à le faire de la façon dont nous le faisons est que nous conservons les fonctionnalités existantes, nous n’avons pas à recycler complètement tous nos utilisateurs », explique Sudduth. « Nous obtenons cette flexibilité pour être dans le cloud, et cela nous fait gagner du temps lorsque nous sommes prêts à effectuer un remplacement complet de l’ERP, nous avons réellement le temps de faire preuve de diligence raisonnable, ce qui comprendrait la refonte des processus métier, l’exécution d’environnements parallèles, la formation de nos utilisateurs et tout ce qui va avec un remplacement à part entière. »

Sudduth s’attend à ce que ce projet majeur de mise à niveau de l’ERP ait lieu dans environ cinq ans. Dans l’intervalle, MWRD continuera d’utiliser Rimini Street pour le support et la location d’ECC 6 jusqu’à ce qu’il détermine quelle sera la prochaine évolution de son offre ERP pour l’organisation dans son ensemble.

Qu’il s’agisse d’opter pour une nouvelle installation ou un passage au cloud, les systèmes ERP modernes offrent une myriade d’avantages potentiels pour les organisations – et à tout le moins, vous n’aurez plus jamais à faire face à une mise à jour forcée.

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