La Royal Society for the Prevention of Cruelty to Animals (RSPCA) a été créée il y a près de 200 ans pour s’assurer que tous les animaux – des animaux domestiques aux animaux sauvages – sont traités avec le soin et l’attention qu’ils méritent, et continuent à vivre une vie heureuse et saine.
Mais bien que l’objectif principal de l’organisme de bienfaisance soit resté le même toutes ces années, la façon dont il atteint son objectif continue d’évoluer, à mesure que de nouvelles technologies et méthodes de travail émergent qui servent à renforcer la productivité de la RSPCA afin qu’elle puisse aider encore plus d’animaux dans le besoin.
L’organisation s’appuyait auparavant sur un système basé sur Novell GroupWise pour exécuter son système de messagerie du personnel, qui était hébergé sur des serveurs hébergés dans les nombreux centres de sauvetage des animaux et de la faune de l’organisme de bienfaisance.
La configuration était coûteuse à exécuter et à maintenir et, au fil du temps, le niveau de fonctionnalité qu’elle offrait a commencé à être en deçà de ce dont la RSPCA avait besoin, a déclaré Nick George, directeur adjoint des ressources informatiques de l’organisation, à Computer Weekly.
« C’était très limitatif et corrigé dans le temps du point de vue des fonctionnalités, car il n’évoluait pas », a-t-il déclaré. « Et il avait un coût de possession assez élevé, juste pour fournir un e-mail. »
La configuration a également rendu prohibitif pour l’organisme de bienfaisance de fournir un accès par courriel à l’ensemble des quelque 1 500 employés qu’il employait pour des raisons de réduction des coûts.
« Le système précédent encodait des coûts de licence importants, des limites à la capacité du système et des frais généraux de maintenance, ce qui signifiait qu’il n’était malheureusement pas possible d’équiper tout le personnel en courrier électronique », a déclaré la RSPCA dans un courriel de suivi à Computer Weekly.
« Il y avait aussi d’importants problèmes de capacité et de stockage. Les options pour le personnel de première ligne étaient également limitées, car les options d’intégration sur ce système n’étaient disponibles qu’avec les appareils Blackberry, ce qui avait également d’autres implications en matière de ressources.
Le résultat final a été un e-mail mis en place qui « n’était pas très démocratique » en termes de qui y avait accès, a déclaré George. « Il y avait donc une réelle aspiration à ouvrir les portes à tous [employees] afin qu’ils puissent tous avoir [access] à la fonctionnalité assez basique et moderne du courrier électronique », a-t-il ajouté.
Cela renforcerait non seulement la communication et la collaboration au sein de l’organisation, mais permettrait également à la RSPCA d’être plus réactive aux besoins des animaux et du grand public qui comptent sur ses services de sauvetage et de relogement des animaux de compagnie.
Comparaison du marché
George a déclaré que l’organisme de bienfaisance s’était lancé dans une évaluation approfondie des offres de productivité commerciale basées sur le cloud qui étaient disponibles sur le marché lorsque le projet en était à ses étapes de planification au cours de « 2011 à 2012 », ce qui l’a conduit à exclure Microsoft de la course pour plusieurs raisons.
« Parce que nous n’étions pas déjà une maison Microsoft, le saut vers Microsoft Exchange et Office 365 était assez important pour nous », a-t-il déclaré.
« Et, lorsque nous nous sommes penchés davantage sur la chose, il y avait deux domaines avec lesquels nous avions du mal. L’un d’eux était que nous devions construire une infrastructure interne Microsoft assez complexe pour nous connecter à la solution Office 365, et Office 365 semblait assez maladroit d’un point de vue collaboratif.
Au lieu de cela, l’organisation a choisi de migrer ses systèmes de messagerie hors site vers Google Cloud en devenant l’un des premiers à adopter sa suite d’outils de productivité Google Apps for Business, désormais rebaptisée.
« Nous avons procédé à l’évaluation de nos options, ainsi que des différents coûts et avantages, et Google est arrivé en tête. Ce que nous avons trouvé [at that time] c’est que Google était une véritable solution cloud native, car elle est née et construite dans le cloud, alors que Microsoft ne l’était pas », a déclaré George.
Google a été notre premier pas dans le monde du cloud, et c’était assez radical, vraiment
Nick George, RSPCA
Google Apps for Business est maintenant connu sous le nom de Workspace, mais il convient de noter que Google était encore un nouveau venu sur le marché des entreprises en 2011, ce qui a fait de la décision de la RSPCA de le sélectionner comme fournisseur de logiciels de productivité cloud préféré un choix plutôt audacieux, a déclaré George.
« Google a été notre premier pas dans le monde du cloud, et c’était assez radical, vraiment. Nous nous sommes sentis assez courageux en 2012/2011 lorsque nous avons commencé la migration », a déclaré George. « Et nous avons ensuite dû convaincre notre conseil d’administration que cette décision radicale allait être la bonne décision. Et nous avons réussi à le faire.
L’équipe a poursuivi la migration, qui a ensuite vu Workspace et ses capacités de collaboration déployés auprès de tout le personnel de première ligne de la RSPCA, qui comprend aujourd’hui 270 inspecteurs et 100 agents de sauvetage des animaux.
« Cela a un peu changé la donne parce que cela a vraiment connecté tIl a mis en contact les inspecteurs en chef avec leurs équipes, qui sont toutes éloignées parce qu’elles sont dispersées dans tout le pays. Le simple fait d’avoir accès au courrier électronique était un gros problème pour eux », a déclaré George.
Outre le courrier électronique, la migration vers Workspace a également permis à la RSPCA d’accéder à des capacités de synchronisation, de partage et de stockage de fichiers basées sur le cloud, ainsi qu’à des offres de traitement de texte et d’autres offres de productivité professionnelle, ainsi qu’à des fonctionnalités d’appel vidéo. Ceci, à son tour, a entraîné d’autres grands changements dans la façon dont la RSPCA fonctionne, a déclaré George.
« Nous avons commencé à numériser le travail des dossiers à l’aide de Google Docs, et nous avons toujours fait pression pour une plus grande utilisation de la vidéoconférence grâce à l’utilisation de Google Hangouts, ou Google Meet comme on l’appelle maintenant », a-t-il déclaré.
« Nous avions une étape supplémentaire [in the migration] où nous avons ramassé le reste de la main-d’œuvre, qui comprend les travailleurs du centre animalier, donc chaque membre du personnel [across the organisation] est maintenant connecté et c’est maintenant la norme qu’ils aient un compte dès qu’ils rejoignent l’organisation.
« C’est une percée importante parce qu’elle l’a démocratisée, de sorte que chaque membre du personnel a maintenant le même accès, et les messages arrivent directement à tout le monde, et au sein de l’organisation, n’importe qui peut discuter avec n’importe qui. Cela a vraiment ouvert l’organisation à peu de frais », a-t-il déclaré.
Avec l’organisation comprenant 150 succursales à travers l’Angleterre et le Pays de Galles, ainsi que 56 autres hôpitaux régionaux et succursales pour animaux, ce travail a contribué à rapprocher son personnel en leur facilitant la collaboration, où qu’ils se trouvent dans le pays.
« Je parlais récemment à l’un de nos inspecteurs en chef, qui discutait de la façon dont ils travaillent avec leur équipe. Ils ont dit qu’ils ont maintenant des points de contact beaucoup plus réguliers avec les membres de leur équipe qu’ils n’en avaient jamais eu auparavant parce qu’ils devaient attendre un mois, puis se rendre tous au siège social local de la RSPCA pour une réunion en face à face », a déclaré George.
« Nous aimons tous faire des réunions en face à face, mais maintenant ils sont en mesure d’être en contact avec leur personnel sur une base hebdomadaire ou quotidienne ou quand ils en ont besoin. Et cela a permis d’avoir plus de réseau de soutien, une plus grande pastorale et plus de collaboration entre les membres du personnel. »
« [The Google Cloud push] a vraiment ouvert l’organisation à peu de frais »
Nick George, RSPCA
Son passage au cloud a également ouvert la voie à l’organisation pour réduire la quantité de matériel informatique physique qu’elle a en cours d’exécution sur ses sites, ce qui apporte d’autres avantages.
« Nous disposons désormais d’une solution sécurisée et robuste dans l’ensemble de l’organisation, très légère en termes de maintenance, d’exploitation et de coût de fonctionnement, et nous n’avons pas besoin d’envoyer des ingénieurs dans les centres animaliers pour reconstruire les serveurs », a déclaré George.
L’organisation s’est également lancée dans une actualisation des ordinateurs portables en choisissant de déployer des Chromebooks auprès de son personnel, ce qui, associé à Google Workspace, a apporté des avantages en termes de productivité pour son service informatique.
« Nous pouvons déployer l’équipement de nos clients très rapidement. Les Chromebooks ont été un excellent point d’entrée et sont vraiment d’un bon rapport qualité-prix, et la configuration est presque zéro contact par rapport à un ordinateur portable », a déclaré George.
« D’un point de vue informatique, [the Google partnership] nous a vraiment permis de nous concentrer sur d’autres domaines et de ne pas trop nous soucier des outils de productivité de base que nous donnons aux gens.
Le fait que l’équipe de la RSPCA ait été habituée à travailler de cette manière a permis à l’organisation de s’adapter rapidement aux mandats de distanciation sociale et de travail à distance qui ont eu lieu au printemps 2020 lors du début de la pandémie de coronavirus Covid-19.
Alors que le Royaume-Uni a peut-être passé une grande partie de 2020 en confinement, la RSPCA a poursuivi son travail de sauvetage et de relogement des animaux en grande partie sans relâche. Selon les propres données de l’organisation, elle a répondu à un total de 1,2 million d’appels, enquêté sur plus de 140 000 incidents présumés de cruauté envers les animaux et obtenu plus de 1 400 condamnations pour maltraitance animale l’année dernière.
Au cours de l’année 2020, il a également trouvé des foyers pour toujours pour 29 000 animaux dont il a la charge, malgré les règles de distanciation sociale qui rendent plus difficile la vérification à domicile des propriétés des adoptés potentiels, grâce à son utilisation de Google Meet.
« Nous avons utilisé la vidéoconférence pour mettre en relation des rehomers potentiels avec des animaux, et nous l’avons utilisé pour permettre à nos inspecteurs de travailler avec des vétérinaires sans avoir à s’y rendre aussi », a poursuivi George.
Au total, l’organisation estime qu’environ 500 réunions vidéo ont lieu chaque jour dans l’ensemble de l’organisation via Google Meet, bien que George prédise que ce nombre pourrait commencer à se stabiliser avec le temps.
S’il y a un positif à venir de la casseroleDémant, George a déclaré que c’est le fait qu’il a rendu les membres de son équipe plus tolérants et disposés à s’engager avec de nouvelles technologies. Il a également réduit la quantité de conduite que son personnel fait entre les centres, ce qui est meilleur pour l’environnement, a-t-il ajouté.
« Même si la distanciation sociale est moins stricte, nous utilisons toujours ces méthodes numériques pour être plus efficaces et proposer des services plus rapidement, sans beaucoup de conduite. Il y a donc un avantage en matière de durabilité, car – en tant qu’organisation – nous passons beaucoup de temps sur la route », a déclaré George.
« Nous dépendons probablement trop de la technologie de vidéoconférence maintenant, ce qui, je pense, s’équilibrera avec le temps, mais les avantages ont été clairs. Et à mesure que de plus en plus d’organisations s’efforcent d’atteindre la durabilité en tant qu’objectif, je pense que cela va figurer. La vidéoconférence ne va pas disparaître – elle a prouvé sa valeur. »
Une organisation résolument cloud-first
La pandémie a également servi à renforcer la position de la RSPCA en matière de cloud d’abord, et sa décision de compter sur Google pour l’aider à sortir des locaux il y a toutes ces années.
« L’une des raisons pour lesquelles nous avons une stratégie axée sur le cloud est que nous voulons travailler avec des organisations qui innovent, mais nous ne pouvons pas nous permettre d’investir directement dans cette innovation. Nous devons nous accrocher à la queue des innovateurs et des organisations comme Google », a déclaré George.
À titre d’exemple, il cite la façon dont la plate-forme de vidéoconférence rivale Zoom a pris de l’importance pendant la pandémie et comment Google y a répondu au profit de ses clients.
« L’année dernière, tout tournait près de Zoom, et nous avons pu voir Google réagir très rapidement et ajouter des fonctionnalités. Cela signifiait que nous bénéficiions sans aucun coût supplémentaire d’une plate-forme vidéo qui s’améliorait tout le temps », a-t-il déclaré.
Et c’est l’une des raisons pour lesquelles la RSPCA est maintenant en train de déplacer encore plus de son infrastructure informatique dans le Google Cloud, car elle est actuellement au milieu d’un projet conçu pour réduire la quantité de matériel sur site qu’elle a en cours d’exécution dans son siège.
« Nous disposons toujours d’une variété de serveurs physiques et d’environnements de machines virtuelles sur des serveurs lames physiques dans notre siège social et nous devons les déplacer vers le cloud, et la plate-forme Google Cloud est notre approche préférée pour faire avancer ce projet. Google fait partie intégrante de notre portefeuille et nous espérons que ce sera le cas à l’avenir », a ajouté George.
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