Entretien avec le DSI : John Hunter du Conseil de l’Europe prend la voie du cloud vers la gestion des documents

Démocratie, droits de l’homme, État de droit

Les principaux atouts du Conseil de l’Europe sont ses connaissances et son expertise dans les domaines de la démocratie, des droits de l’homme et de l’Etat de droit dans ses Etats membres, déclare M. Hunter.

« C’est une organisation complexe. Nous avons des directions et beaucoup de sous-entités. Par exemple, il y a le CPT, le comité pour la prévention de la torture et des traitements dégradants. Et ils peuvent aller rendre visite à n’importe quelle personne dans n’importe lequel des 47 États membres à tout moment pour les vérifier. Nous avons beaucoup d’autres mécanismes de surveillance, comme le GRETA, qui porte sur la lutte contre la traite des personnes.

« C’est une organisation très multiculturelle et multifonctionnelle. Nous avons 47 nationalités différentes. Nous avons des Russes, des Irlandais, des Britanniques, des Français, des Polonais, des Ukrainiens, des Azerbaïdjanais, etc.

« Je dirais que les droits de l’homme et l’État de droit sont extrêmement importants dans notre société, surtout après Donald Trump. Il y a beaucoup de ponts à construire, il y a beaucoup de mauvaises choses qui se passent dans le monde.

Les principaux processus de travail du Conseil de l’Europe impliquent tous la production de documents, la gestion des e-mails et la collaboration avec des parties internes et externes. À la fin de ce processus, un document final est produit – un rapport, une recommandation, une étude ou un jugement. Ces documents sont, de par leur nature, extrêmement sensibles et contiennent des informations vitales sur des questions relatives aux droits de l’homme. Ils doivent également être accessibles à distance à partir de bureaux dans plus de 23 pays et par plus de 6 000 utilisateurs externes.

Le conseil avait utilisé Microsoft Public folles lecteurs partagés et SharePoint pour gérer et stocker des documents, ce qui a entraîné le stockage des documents dans neuf référentiels différents, ce qui a présenté des problèmes de sécurité et de conformité. En outre, certains bureaux extérieurs du conseil n’étaient pas directement connectés aux principaux dépôts de l’organisation, ce qui signifiait que les fichiers étaient enregistrés sur des serveurs locaux.

Cela a entraîné un manque de contrôle des versions, ce qui a rendu difficile pour le personnel de rechercher et de déterminer où se trouvait la version finale d’un document. En outre, le fait d’avoir plusieurs systèmes de documentation disparates a rendu très difficile pour les équipes d’infrastructure et de sécurité de l’organisation de garantir une sauvegarde complète et complète des données.

Les trois derniers candidats pour Hunter et son équipe étaient iManage, edocs et NetDocuments. « Nous avons choisi NetDocuments parce que nous sentions simplement qu’ils avaient le plan le plus avancé pour nous, en termes de technologies actuelles », dit-il. « Mais nous avons pris grand soin de nous assurer que nos utilisateurs étaient impliqués dans le choix car dans la mise en œuvre des systèmes informatiques, tout l’aspect de la gestion du changement est crucial. C’est sacrément crucial.

Ils ont passé au moins un an à rechercher le choix de la technologie et ont demandé aux fournisseurs présélectionnés de les présenter à « plus de 60 » utilisateurs ainsi qu’à l’équipe informatique. Ils sont ensuite passé à l’étape de la validation de principe avec les fournisseurs potentiels. « C’était une décision difficile, dit Hunter.

« Quand je suis arrivé au conseil, j’ai introduit l’idée de la preuve de concept. Vous ne pouvez pas prendre de décision tant que vous n’avez pas réellement essayé le système. Vous devez également parler à d’autres clients. J’ai sonné des clients dans le passé qui ont dit: « ne touchez pas à ça ». Cela peut sembler bien sur le papier, mais jusqu’à ce que vous l’ayez testé avec les utilisateurs et que vous ne le leur ayez pas vendu, c’est exactement cela.

L’équipe de Hunter a choisi Tikit comme partenaire de mise en œuvre du projet. « Le niveau d’expertise et de soutien démontré par NetDocuments et Tikit s’est vraiment démarqué lors du processus d’appel d’offres », dit-il. « Au niveau des produits, l’héritage de NetDocuments dans le cloud et la sécurité était très convaincant. »

Tikit aurait travaillé en étroite collaboration avec NetDocuments sur une implémentation progressive qui verra 35 à 40 millions de documents migrés vers le nouveau DMS basé sur le cloud, ce qui inclut le casse-tête du mappage d’une énorme quantité de données non structurées.

La première phase de la mise en œuvre a vu le déploiement de NetDocuments auprès de 1 400 utilisateurs comprenant les huit principales entités administratives, par exemple l’Assemblée parlementaire, la Direction générale I et la Direction générale II.

Et cela s’est produit pendant la pandémie. Tikit a adapté son programme de formation régulier sur site pour fournir un soutien virtuel expert à l’équipe de gestion du changement du département informatique du Conseil de l’Europe. Le service informatique du conseil a également fourni une gestion du changement étendue, un soutien et une communication régulière à sa base d’utilisateurs.

« Après des tests approfondis, nous avons déployé avec succès netdocuments à plus de 1 500 dans des circonstances exceptionnelles où 90% des membres du personnel étaient en télétravail en raison de la crise du coronavirus », explique Hunter.

« NetDocuments garantira que chaque document que nous gérons, stockons et partageons est entièrement protégé et sécurisé. La plateforme deviendra l’un des principaux piliers de notre système informatique, contribuant à améliorer la productivité et, en fin de compte, à contribuer à l’objectif de renforcement des droits de l’homme dans toute l’Europe. »