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Entretien avec le DSI : John Hunter du Conseil de l’Europe prend la voie du cloud vers la gestion des documents

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John Hunter, CIO du Conseil de l’Europe, est intensément fier de la profession informatique pour son travail pendant la pandémie, et de l’organisation pour laquelle il travaille.

En effet, la démonstration de la valeur de l’informatique fait partie des rares avantages qu’il est prêt à identifier de la pandémie de Covid-19. « Il n’y a pas beaucoup d’avantages », dit-il. « Mais cela a aidé les services informatiques à montrer à l’entreprise à quel point ce que nous faisons est extrêmement important. Et cela nous a également aidés à faire avancer notre stratégie informatique. L’une des grandes réussites a été que l’entreprise est passée du jour au lendemain à tout le monde travaillant à domicile.

Et Hunter est fier de travailler pour le Conseil de l’Europe.

Fondé en 1949, le conseil comprend 47 États membres, dont 28 sont membres de l’Union européenne. Il promeut les droits de l’homme, la démocratie et l’état de droit par le biais de conventions internationales et formule des recommandations par l’intermédiaire d’organes de suivi d’experts indépendants. Ses principaux organes sont le Comité des Ministres, l’Assemblée parlementaire, la Cour européenne des droits de l’homme, le Commissaire aux droits de l’homme et le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux.

Pour gérer et stocker sa richesse de documents, le conseil utilisait des dossiers publics Microsoft, des lecteurs partagés et SharePoint.

Hunter raconte comment cela a créé des problèmes de sécurité et de conformité, car les documents étaient tenus dans neuf référentiels différents. Il était également extrêmement difficile pour le personnel de savoir où se trouvaient les versions finales des documents.

Il dit que c’est devenu leur objectif « de stocker tous les documents de travail dans un seul DMS partageable [document management system] qui peuvent être directement gérés en termes de sécurité, d’accès et de structure de dossiers par les différents départements de l’organisation », ajoutant : « Avoir un DMS central pour stocker les documents signifie que nous serons en mesure d’adopter des méthodes de travail communes et les meilleures pratiques. »

« Disposer d’un SGD central pour stocker les documents signifie que nous serons en mesure d’adopter des méthodes de travail communes et les meilleures pratiques »

John Hunter, Conseil de l’Europe

Depuis mars 2020, l’organisation utilise un DMS basé sur le cloud, NetDocuments, pour permettre la découverte, l’accès et le partage de documents à distance depuis des bureaux dans plus de 23 pays et par plus de 6 000 utilisateurs externes. Le plan est d’avoir tous les utilisateurs sur le système d’ici juin 2021.

NetDocuments a migré jusqu’à 40 millions de documents vers le nouveau système. Dans le cadre de ce processus, il a aidé le conseil à déplacer ses données en dehors du Royaume-Uni et dans un nouveau centre de données en Allemagne.

Hunter déclare: « Le Brexit signifiait que nos données allaient être stockées au Royaume-Uni, et donc en dehors de l’UE, et nous nous sommes légèrement préoccupés des problèmes de protection des données.

« NetDocuments a accéléré le processus de déploiement [the system] depuis leur centre de données allemand. Nous avons attendu six mois pour que cela soit opérationnel, mais je pense que nous avons fait le bon choix à l’époque. Pour moi, en tant que directeur informatique, j’étais un peu inquiet que le gouvernement britannique ne modifie peut-être la protection de ses données [regime], et nous avons juste senti qu’il était beaucoup plus sûr de stocker nos données ici [in the EU], après quelques conseils juridiques ».

Démocratie, droits de l’homme, État de droit

Les principaux atouts du Conseil de l’Europe sont ses connaissances et son expertise dans les domaines de la démocratie, des droits de l’homme et de l’Etat de droit dans ses Etats membres, déclare M. Hunter.

« C’est une organisation complexe. Nous avons des directions et beaucoup de sous-entités. Par exemple, il y a le CPT, le comité pour la prévention de la torture et des traitements dégradants. Et ils peuvent aller rendre visite à n’importe quelle personne dans n’importe lequel des 47 États membres à tout moment pour les vérifier. Nous avons beaucoup d’autres mécanismes de surveillance, comme le GRETA, qui porte sur la lutte contre la traite des personnes.

« C’est une organisation très multiculturelle et multifonctionnelle. Nous avons 47 nationalités différentes. Nous avons des Russes, des Irlandais, des Britanniques, des Français, des Polonais, des Ukrainiens, des Azerbaïdjanais, etc.

« Je dirais que les droits de l’homme et l’État de droit sont extrêmement importants dans notre société, surtout après Donald Trump. Il y a beaucoup de ponts à construire, il y a beaucoup de mauvaises choses qui se passent dans le monde.

Les principaux processus de travail du Conseil de l’Europe impliquent tous la production de documents, la gestion des e-mails et la collaboration avec des parties internes et externes. À la fin de ce processus, un document final est produit – un rapport, une recommandation, une étude ou un jugement. Ces documents sont, de par leur nature, extrêmement sensibles et contiennent des informations vitales sur des questions relatives aux droits de l’homme. Ils doivent également être accessibles à distance à partir de bureaux dans plus de 23 pays et par plus de 6 000 utilisateurs externes.

Le conseil avait utilisé Microsoft Public folles lecteurs partagés et SharePoint pour gérer et stocker des documents, ce qui a entraîné le stockage des documents dans neuf référentiels différents, ce qui a présenté des problèmes de sécurité et de conformité. En outre, certains bureaux extérieurs du conseil n’étaient pas directement connectés aux principaux dépôts de l’organisation, ce qui signifiait que les fichiers étaient enregistrés sur des serveurs locaux.

Cela a entraîné un manque de contrôle des versions, ce qui a rendu difficile pour le personnel de rechercher et de déterminer où se trouvait la version finale d’un document. En outre, le fait d’avoir plusieurs systèmes de documentation disparates a rendu très difficile pour les équipes d’infrastructure et de sécurité de l’organisation de garantir une sauvegarde complète et complète des données.

Les trois derniers candidats pour Hunter et son équipe étaient iManage, edocs et NetDocuments. « Nous avons choisi NetDocuments parce que nous sentions simplement qu’ils avaient le plan le plus avancé pour nous, en termes de technologies actuelles », dit-il. « Mais nous avons pris grand soin de nous assurer que nos utilisateurs étaient impliqués dans le choix car dans la mise en œuvre des systèmes informatiques, tout l’aspect de la gestion du changement est crucial. C’est sacrément crucial.

Ils ont passé au moins un an à rechercher le choix de la technologie et ont demandé aux fournisseurs présélectionnés de les présenter à « plus de 60 » utilisateurs ainsi qu’à l’équipe informatique. Ils sont ensuite passé à l’étape de la validation de principe avec les fournisseurs potentiels. « C’était une décision difficile, dit Hunter.

« Quand je suis arrivé au conseil, j’ai introduit l’idée de la preuve de concept. Vous ne pouvez pas prendre de décision tant que vous n’avez pas réellement essayé le système. Vous devez également parler à d’autres clients. J’ai sonné des clients dans le passé qui ont dit: « ne touchez pas à ça ». Cela peut sembler bien sur le papier, mais jusqu’à ce que vous l’ayez testé avec les utilisateurs et que vous ne le leur ayez pas vendu, c’est exactement cela.

L’équipe de Hunter a choisi Tikit comme partenaire de mise en œuvre du projet. « Le niveau d’expertise et de soutien démontré par NetDocuments et Tikit s’est vraiment démarqué lors du processus d’appel d’offres », dit-il. « Au niveau des produits, l’héritage de NetDocuments dans le cloud et la sécurité était très convaincant. »

Tikit aurait travaillé en étroite collaboration avec NetDocuments sur une implémentation progressive qui verra 35 à 40 millions de documents migrés vers le nouveau DMS basé sur le cloud, ce qui inclut le casse-tête du mappage d’une énorme quantité de données non structurées.

La première phase de la mise en œuvre a vu le déploiement de NetDocuments auprès de 1 400 utilisateurs comprenant les huit principales entités administratives, par exemple l’Assemblée parlementaire, la Direction générale I et la Direction générale II.

Et cela s’est produit pendant la pandémie. Tikit a adapté son programme de formation régulier sur site pour fournir un soutien virtuel expert à l’équipe de gestion du changement du département informatique du Conseil de l’Europe. Le service informatique du conseil a également fourni une gestion du changement étendue, un soutien et une communication régulière à sa base d’utilisateurs.

« Après des tests approfondis, nous avons déployé avec succès netdocuments à plus de 1 500 dans des circonstances exceptionnelles où 90% des membres du personnel étaient en télétravail en raison de la crise du coronavirus », explique Hunter.

« NetDocuments garantira que chaque document que nous gérons, stockons et partageons est entièrement protégé et sécurisé. La plateforme deviendra l’un des principaux piliers de notre système informatique, contribuant à améliorer la productivité et, en fin de compte, à contribuer à l’objectif de renforcement des droits de l’homme dans toute l’Europe. »

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