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Deloitte : Comment les organisations peuvent se préparer au travail de bureau new look

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Personne ne peut nier comment l’informatique de bureau a révolutionné le lieu de travail en habilitant la productivité des bureaux.

Il a permis aux employés de créer et d’imprimer leurs propres documents et feuilles de calcul et d’avoir accès à des applications qui n’étaient auparavant accessibles qu’à quelques-uns dans les organisations. De nombreux lieux de travail se sont adaptés à l’informatique de bureau moderne, avec des zones de bureau équipé de moniteurs, claviers, casques et souris avec beaucoup de prises de courant, connectivité ethernet et téléphones IP, hotspots Wi-Fi pour les utilisateurs d’ordinateurs portables et les zones d’éclatement où les équipes peuvent interagir moins formellement.

Au cours de la dernière année, la question de la productivité des bureaux s’est déplacée vers la maison, ce qui soulève la question de savoir comment un concept introduit il y a 40 ans s’applique dans le monde trépidant moderne d’aujourd’hui, face à une pandémie mondiale.

Le redémarrage du lieu de travail numérique est l’un des domaines explorés Tendances technologiques 2021 de Deloitte Insights. La pandémie a fait en sorte que les employés de bureau ont plus ou moins travaillé au cours de la dernière année à distance de chez eux.

Nick Smith, un associé de Deloitte qui se concentre sur le cloud au Royaume-Uni, a déclaré : « Beaucoup ont l’impression d’avoir un meilleur équilibre travail-vie personnelle et aimeraient continuer à travailler à distance, mais il y a beaucoup d’incertitude. »

Il a dit que de nombreux clients de Deloitte s’inquiètent de l’équilibre entre le fait d’avoir des employés sur place et de travailler à distance. Le consensus est que l’environnement de travail sera mixte, où les gens peuvent travailler de la maison une partie du temps. « Il ne s’agit pas entièrement de faire l’un ou l’autre, dit-il. « Comment cela affecte-t-il le bien-être, l’apprentissage et la productivité? »

Ce que les 12 derniers mois ont montré, c’est que la vidéoconférence peut rapidement devenir fastidieuse, intrusive et sape la productivité, mais elle a permis aux membres de l’équipe de rester connectés. Parmi les défis que l’économie rouvre et les gens commencent à revenir au pouvoir est la façon dont les réunions régulières de vidéoconférence de l’année écoulée fonctionnera dans un environnement de bureau où une partie de l’équipe est sur place et d’autres sont à la maison.

Smith ne croit pas qu’il soit pratique de forcer un modèle de telle sorte que toute l’équipe est dans le bureau sur un ensemble particulier de jours chaque semaine. « Cela ne fonctionne pas. Mais vous ne pouvez pas non plus avoir des réunions mixtes, où certaines personnes sont dans une salle de réunion, tandis que d’autres syntoniser via une vidéoconférence. Nous devons réfléchir à ce à quoi ressemblera le retour au bureau et un environnement mixte.

Deloitte croit que le bureau sera réoutillé afin de faciliter la collaboration virtuelle et multidirectionnelle avec les travailleurs à distance. Chez Deloitte, toutes les salles de conférence et de réunion ont été équipées de vidéoconférences agnostiques sur la plate-forme. Chaque siège d’une salle de conférence dispose de sa propre caméra individuelle avec microphone antibruit.

« Avoir une grille de visages à l’écran pour tout le monde est un vrai niveler, a ajouté Smith. « Tout le monde a la même taille à l’écran. »

Travail à distance et sur place sans faille

Dans le rapport, Deloitte suggère que le bureau de l’avenir sera probablement imprégné des mêmes technologies et outils numériques utilisés dans le milieu de travail éloigné. Les mêmes capacités qui augmentent le milieu de travail numérique peuvent également augmenter l’expérience physique en milieu de travail.

Selon Deloitte, l’intelligence artificielle organisationnelle (IA) peut aider les équipes à organiser l’heure, les données et le lieu des réunions en bureau afin de maximiser la valeur de l’espace et de promouvoir les interactions d’équipe.

« Personne ne s’est heurté l’un à l’autre au cours de la dernière année, a déclaré M. Smith. « Auparavant, il y avait peut-être une culture d’être vu dans le bureau, mais ce n’est pas le cas avec un travail plus agile. »

Bien que les moments et les réunions de watercooler dans les couloirs aient généralement conduit à des avantages commerciaux, Deloitte estime que les organisations devront examiner de plus près le retour sur investissement (ROI) des bureaux afin de maximiser les avantages pour les membres de l’équipe de collaborer et d’interagir dans un environnement de travail moins formel.

La collecte de données est un ingrédient clé pour comprendre le milieu de travail numérique, selon M. Smith. « Quels sont les points positifs des possibilités offertes par un milieu de travail numérique? Pouvez-vous le rendre plus mesurable et utile pour les gens? Il ne s’agit pas de Big Brother, mais de comprendre les interactions, la connectivité et la façon dont l’information circule entre les équipes.

Le rapport de Deloitte suggère qu’en analysant les données anonymisées recueillies sur la façon dont les travailleurs utilisent les outils et les plateformes tout en travaillant à domicile, les chefs d’entreprise sont mieux en mesure de comprendre comment améliorer l’expérience des employés, accroître la productivité et améliorer la rétention des employés.

« À mesure que les bureaux rouvriront, les organisations utiliseront ces données pour s’assurer que les travailleurs à la fois des espaces éloignés et dans les bureaux, afin d’assurer des opérations florissantes, productives et rentables », indique le rapport.

En utilisant les données pour comprendre comment les comportements sur le lieu de travail numérique sont corrélés au succès, Deloitte a fait valoir que les entreprises ont la possibilité d’améliorer les processus de travail et de créer des expériences personnalisées pour les employés, qui sont analogues à la personnalisation que les clients des services de musique et de vidéo en continu reçoivent.

Deloitte a noté : « Les entreprises les plus agiles étudieront les modèles que les travailleurs distants codent dans les données et les utiliseront pour développer de nouvelles façons de travailler. »

Au fur et à mesure que les méthodes de travail et de collaboration seront normalisées, les connaissances qui peuvent être extraites des nouveaux modèles de travail deviendront plus précises et plus précieuses.

Deloitte a déclaré que les données générées par le milieu de travail numérique pourraient être utilisées par les gestionnaires pour identifier les employés souffrant de stress émotionnel et d’épuisement professionnel. « Les données psychographiques telles que l’ennui, le stress et la fatigue peuvent aider les dirigeants à mieux répartir les tâches et à s’assurer que les employés sont adéquatement mis au défi et habilités à gérer leurs objectifs de carrière et à être productifs tout en évitant l’épuisement professionnel », peut-on voir dans le rapport.

Le rapport suggère que l’IA pourrait travailler en coulisses en tant qu’entraîneur, offrant aux employés des affectations qui devraient être à la fois intéressantes et alignées sur leurs compétences. « L’entraîneur « connaît » les compétences et les expériences dont chaque employé a besoin pour relever un défi optimal, et fait des suggestions pour améliorer le comportement, la collaboration et les compétences spécialisées en temps réel », ont écrit les auteurs du rapport.

Si les outils de collaboration numérique font partie des pratiques de travail quotidiennes, Deloitte estime que les données métriques recueillies pourraient aider les entreprises à cartographier les relations et les interactions, ce qui révélerait des structures informelles qui sont généralement plus influentes que la structure organisationnelle formelle.

« Les outils virtuels de création de connexions peuvent pousser les contacts entre les individus et les équipes, faire des recommandations personnalisées pour mettre les employés en relation avec des mentors et des collègues partageant les mêmes idées, et soutenir l’onboarding en connectant les nouvelles recrues avec leurs coéquipiers », indique le rapport.

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