Covid accélère le projet de travail à distance de l’Université Bradford

La pandémie covid-19 a imposé des exigences extraordinaires aux responsables de l’it dans tous les secteurs, mais le secteur de l’enseignement supérieur plus que la plupart.

Confrontés à d’énormes demandes de deux bases d’utilisateurs – personnel et étudiants – les responsables de l’it dans les universités ont dû rapidement se retourner contre la norme.

Aux côtés de 60 employés de l’IT, Juliette Atkinson, responsable de l’it à l’Université de Bradford, a dû répondre aux besoins en IT de 10 000 étudiants et 900 employés au cours d’une période de perturbation sans précédent.

En fait, au moins 12 de ses 18 mois dans le rôle ont été dominés par la pandémie et les perturbations qu’elle a causées.

Il est déjà assez difficile de s’assurer que le personnel de back-office peut travailler à domicile, mais les universités doivent fournir l’équipement informatique et la formation nécessaires pour que les chargés de cours enseignent et que les étudiants apprennent à distance.

Atkinson était à une conférence en Février l’année dernière quand elle s’est rendu compte qu’un programme de changement de l’IT déjà en cours à l’Université de Bradford devrait être accélérer. « Au cours des conversations générales au cours du déjeuner, les gens parlaient de Covid et cela reflétait ce dont j’avais discuté à l’université au sujet de la continuité des affaires », a-t-elle dit.

Atkinson et son équipe avaient travaillé sur un projet de soutien au travail à distance parce qu’elle l’avait déjà identifié comme une exigence future. « Traditionnellement, nous passons d’un bâtiment à l’autre si nous avions un problème, mais nous avions une capacité limitée pour que les gens puissent se déplacer hors site et travailler à distance », a-t-elle dit.

Le projet avait été principalement conçu pour être utilisé par des personnes techniques, mais ce qu’Atkinson a entendu lors de la conférence lui a fait réaliser que l’université devait être en mesure de déplacer les travaux hors site.

« Cela m’a frappé que si nous avions une situation où elle devenait une pandémie, nous pourrions avoir d’importants problèmes de continuité des activités », a-t-elle dit. « Cela a déclenché des conversations avec la haute direction et nous nous sommes rendu compte que nous n’avions pas la capacité de faire travailler tout le personnel à distance, peu importe les étudiants. »

Ils ont accepté de construire la capacité indépendamment, « même si elle n’est pas devenue une pandémie », et a commencé à travailler quelques semaines avant le premier verrouillage. « Au moment de l’avis de verrouillage, nous avions pris des mesures pour nous assurer que nous pouvions continuer à travailler », a déclaré M. Atkinson.

L’équipe a construit trois plates-formes pour permettre au personnel et aux étudiants de se connecter à distance. Deux d’entre eux ont été assemblés à l’aide de la technologie Horizon de VMware et un troisième à l’aide de l’ancienne technologie VMware. Une plate-forme était pour le personnel et deux, en raison du nombre élevé d’utilisateurs, étaient pour les étudiants. « Ce que cela nous a permis de faire, c’est de nous connecter à des postes de travail de grande puissance sur le campus », a-t-elle dit.

Cela n’a pris que 10 jours de la conception au déploiement », a déclaré Atkinson. « Il s’agit d’une réalisation massive parce qu’il faut normalement deux ans pour concevoir une infrastructure comme celle-là », a-t-elle ajouté.

M. Atkinson a dit que le plus grand défi était de ne pas savoir ce que les étudiants et le personnel en technologie avaient à la maison. Il était donc difficile de comprendre quelles seraient les exigences en matière de travail à domicile. « Il n’y a que tant de choses que nous pourrions faire », a-t-elle dit. « Par exemple, nous pourrions donner à quelqu’un l’accès à un réseau et à un ordinateur portable, mais nous ne pouvons pas changer la large bande domestique des gens afin que les appareils puissent prendre en charge tout ce qu’ils doivent faire. »

Il a également été question de s’assurer que les gens avaient les bons appareils pour se connecter aux nouveaux réseaux.

Environ 400 ordinateurs portables ont dû être source pour le personnel, puis installé avec le bon logiciel, mais ce n’était que le début, avec la demande des étudiants pour les appareils de se connecter très élevé. « Nous avons une proportion très élevée de personnes qui se trouvent dans une situation socio-économique faible, alors nous fournissons beaucoup d’appareils hors campus que les étudiants peuvent utiliser », a déclaré M. Atkinson.

Le service informatique a été en mesure de donner immédiatement 80 ordinateurs portables qu’il avait déjà, mais s’est rendu compte que ce n’était pas assez que les choses se sont difficiles pour les étudiants sans le bon matériel. « Nous entendions des histoires selon laquelle certains étudiants essayaient de faire leurs thèses et d’assister à des conférences sur les téléphones mobiles », a déclaré M. Atkinson.

« Nous avons dû mettre autre chose en place assez rapidement et c’était un projet clé pour nous d’aller au conseil d’administration de l’université et de demander que de l’argent soit alloué pour soutenir les étudiants qui ne pouvaient pas se connecter. Ils ont été très favorables et ont accordé un demi-million de livres.

L’ampleur même de la pandémie lançait des défis à chaque tournant. Lorsque, par exemple, l’université a mis en place une importante commande d’ordinateurs portables pour les étudiants, elle a rapidement rencontré un problème en raison des perturbations que la pandémie causait à la chaîne d’approvisionnement mondiale.

Atkinson s’est entretenu directement avec la haute direction du fournisseur Lenovo et a expliqué que non seulement plus de la moitié des étudiants de l’université étaient de faible revenu.mais il y avait aussi un certain nombre d’étudiants chaque année qui quittaient les soins, sans potentiellement aucun appareil. En conséquence, l’université a été priorisé par Lenovo.

Cependant, il a encore fallu quelques mois en raison d’une pénurie de pièces en Chine et d’une demande énorme, y compris des commandes massives du gouvernement britannique.

Atkinson a réfléchi sur les défis jusqu’à présent et a déclaré que les universités ont fait face à des critiques injustes au sujet de leur gestion de la réponse à la pandémie. « Il y a eu beaucoup de publicité négative pour les universités au sujet des niveaux de soins aux étudiants, mais je ne vois pas cela ici », a-t-elle dit.

Mais une chose dont elle est sûre – la pandémie changera le fonctionnement des universités à l’avenir. « Tout l’environnement de travail dans les universités changera », a-t-elle déclaré. « Nous avons dû pivoter complètement vers une approche flexible du travail.

« Nous allions dans cette direction, mais Covid voulait dire que nous avons dû le faire rapidement et je ne pense pas que nous retournerons un jour travailler cinq jours au bureau. »

Mme Atkinson a dit qu’elle rédige actuellement une stratégie de cinq ans et qu’une partie de cette stratégie est la façon dont l’université va de l’avant avec un environnement de travail flexible. « La stratégie universitaire ne s’éloignera jamais des conférences en personne et des conférences individuelles avec les chargés de cours, ce qui constituera toujours une grande partie de l’éducation », a-t-elle ajouté.